Die Grundlagen des Planens
Zentral für eine erfolgreiche Zeitplanung sind drei Grundlagen. Ob man die Planung digital oder analog macht, ist einem selbst überlassen.
Vorab jedoch ein wichtiger Grundgedanke: Es ist normal, wenn man sich nicht immer und überall an seinen Plan hält. Manchmal ist es sogar besser, Dinge nicht zu planen, um spontaner sein zu können. Das gilt gerade bei der Lebensplanung.
Gerade bei Notfällen oder unverschuldeten Unterbrechungen sollte man sich nicht wegen seiner Zeitplanung selbst stressen oder sich unproduktiv fühlen, wenn man nicht alles schafft.
Zeitplanung sollte weniger Stress bedeuten, nicht mehr.
Zeitplanung vs. Energieplanung[1]
Viele Menschen vergessen bei der Zeitplanung, dass sie nicht jederzeit eine konstante Energiereserve haben. Der menschliche Energiehaushalt schwankt über den Tag hinweg und nimmt insgesamt ab, je länger man wach ist. Dies sollte man in seiner Planung berücksichtigen.
Zunächst sollte man seinen persönlichen Energiehaushalt beobachten. Manche Menschen strotzen morgens vor Tatendrang und fallen dafür am Nachmittag in ein Energietief. Andererseits fahren Nachteulen am Abend erst richtig hoch. Das Energielevel ist also sehr individuell.
Die Tagesplanung sollte daher den persönlichen Energiehaushalt beachten und genügend Raum für Pausen und Erholung bieten. Gerade nach energieraubenden und anstrengenden Aufgaben sollte man sich genug Zeit zur Regeneration gönnen.
Doch nicht nur Pausen sind wichtig, um seine Energiereserven wieder aufzufüllen, auch genügend Schlaf, Sport und eine gesunde Ernährung sind wichtige Faktoren. Wer sich selbst gesund hält, ist also auch leistungsfähiger und produktiver.
Planungsmodus vs. Ausführungsmodus
Man sollte gedanklich zwischen zwei Modi unterscheiden. Als erstes befindet man sich im Planungsmodus. Man ist analytisch, wägt Termine gegeneinander ab und findet letztendlich eine angemessene Agenda für den Tag. In dieser Phase arbeitet man nicht an seinen Projekten, sondern legt nur den Grundstein für die spätere Ausführung.
Im Ausführungsmodus hingegen hinterfragt man nicht mehr einzelne Teile des Zeitplans, sondern arbeitet ihn ab. Man handelt also, so gut es geht, nach Plan.
Die Unterscheidung zwischen den zwei Modi ist wichtig, damit man sich nicht im Planungsnirvana verliert. Natürlich ist eine durchdachte und ausgeklügelte Planung wichtig, aber viel wichtiger ist es, wirklich etwas zu tun. Es ist leicht, sich dazu hinreißen zu lassen, alles bis ins kleinste Detail zu planen und darüber die eigentliche Arbeit zu vergessen.
Routinen vs. Abenteuer
Sowohl Ordnung als auch Chaos sind wichtige Bestandteile des Lebens. Das sollte natürlich auch die tägliche Planung reflektieren. Daher ist es wichtig, Abenteuern Raum zu geben und gleichzeitig die Bildung sinnvoller Routinen zu fördern.
Abenteuer sind in diesem Zusammenhang die Tätigkeiten, durch die man die eigene Komfortzone verlässt, Neues ausprobiert und schlussendlich wächst. Beispielsweise sollte man genügend Zeit für Erlebnisse mit Freunden, Ausflügen mit der Familie oder neue Hobbys lassen.
Sinnvolle Routinen sind Gewohnheiten, die den Alltag erleichtern oder bereichern. Eine gute Nachtroutine erleichtert das Einschlafen und verbessert die Schlafqualität. Eine Morgenroutine lässt den Tag positiv beginnen. Dabei können Checklisten helfen.
Auch hier sollte man den goldenen Weg der Mitte beschreiten und nicht zu viel Routine aufkommen lassen, aber gleichzeitig auch nicht zu abenteuerlich zu leben. Wie Jordan B. Peterson in seinem Buch „12 Rules For Life“ schreibt, lebt man auf der Grenze zwischen Ordnung und Chaos am glücklichsten.
Die drei Aufgabentypen
Es macht Sinn, seine täglichen Aufgaben in der Planungsphase zu kategorisieren, um seine Zeit besser einplanen zu können und eine ausgeglichene Belastung zu gewährleisten.[2]
Fokusaufgaben
Fokusaufgaben sind energiereiche, schwierige Aufgaben, die die komplette Konzentration erfordern. Bei ihrer Erledigung sollte man bestenfalls nicht gestört werden. Diese Auswirkungen haben den größten Einfluss auf die persönlichen Errungenschaften.
Man sollte für diese Aufgaben ein festes Zeitfenster einplanen, um Fortschritt gewährleisten zu können. Jedoch sollte man sie erst nach den Entsperrungsaufgaben angehen, um die Produktivität des Teams zu steigern.
Entsperrungsaufgaben
Entsperrungsaufgaben haben keinen direkten Einfluss auf die persönliche Produktivität, ermöglichen jedoch Teamkollegen die Weiterarbeit. Eine E-Mail mit wichtigen Informationen zu versenden, Hilfestellungen oder Feedback zu geben und Fragen zu beantworten sind häufige Beispiele für Entsperrungsaufgaben.
Wenn man im Team arbeitet, ist es wahrscheinlich, dass diese Aufgaben der Flaschenhals der Teamproduktivität sind. Wenn ein Kollege bis zum Nachmittag auf wichtige Informationen warten muss, kann er bis dahin nicht produktiv an diesem Projekt arbeiten. Daher sollte man zu Beginn des Arbeitstages circa 30 Minuten einplanen, um Entsperrungsaufgaben zu erledigen.
Dadurch steigert man die Produktivität insgesamt, auch wenn es sich zunächst vielleicht kontraintuitiv anfühlt.
Prozessaufgaben
Prozessaufgaben sind administrative Aufgaben wie das Beantworten oder Lesen von E-Mails, das Organisieren von Dateien oder das Aufräumen des Schreibtischs. Auch sie müssen erledigt werden, benötigen jedoch nicht viel Zeit oder Energie, sodass man sie in einem Zeitblock alle zusammen erledigen kann oder sie in die Lücken zwischen anderen Terminen schiebt. Dennoch sollte natürlich genügend Raum für Pausen bleiben!
Durch das Planen nutzt man seine Aufmerksamkeit besser und kann sich besser an sein Leben erinnern, weil man einen Rückblick auf das eigene Leben hat.
Außerdem vermeidet man Überforderung und ist dadurch in der Lage, ein achtsameres und glücklicheres Leben zu führen. Ergänzend zu diesem Artikel erkläre ich in einem anderen Artikel, welcher Produktivitätstrick wirklich funktioniert.
Fußnoten
[1] Vielen Dank an Sebastian Martin, der diese Thematik in seinem Artikel „How to start managing your energy levels instead of your time“ beleuchtet hat.
[2] James Stuber hat die drei Aufgabentypen in seinem Video „Better Daily Planning With The 3 Task Types“ vorgestellt.