Wie ich mein Leben plane

Unsere wertvollste Ressource als Menschen ist unsere Lebenszeit. Deswegen schreiben seit Jahrhunderten Menschen darüber, wie man sich die eigene Zeit am besten einteilen sollte. Im 21. Jahrhundert reißen sich mehr Informationen, Termine und Aufgaben um unsere Aufmerksamkeit als je zuvor. Deswegen ist es heute wichtiger denn je, eine effektive und kompromisslose Zeitplanung zu etablieren.

Kalender und To-do-Liste gehören neben einem Notizsystem zum Externen Gehirn („Second Brain“ von Tiago Forte). Neben dem täglichen Zeitmanagement ist auch die Lebensplanung ein wichtiges Werkzeug, mit dem man langfristige Ziele und Werte mit den alltäglichen Handlungen verknüpft.

Grundlagen der Zeitplanung

Zeitplanung vs. Energieplanung

Wir vergessen bei der Zeitplanung oft, dass wir keine konstanten Energiereserven haben. Unser Energiehaushalt schwankt über den Tag hinweg und nimmt insgesamt ab, je länger wir wach sind. Dies sollten wir in unserer Planung berücksichtigen.

Dafür müssen wir zuerst die tägliche Entwicklung unseres Energielevels beobachten. Manche Menschen strotzen morgens vor Tatendrang und fallen dafür am Nachmittag in ein Energietief. Andererseits fahren Nachteulen am Abend erst richtig hoch. Die Tagesplanung muss deinen persönlichen Energiehaushalt beachten und genügend Raum für Pausen und Erholung bieten. Gerade nach energieraubenden und anstrengenden Aufgaben sollte man sich genug Zeit zur Regeneration nehmen.

Doch nicht nur Pausen sind wichtig, um unsere Energiereserven wieder aufzufüllen, sondern auch genügend Schlaf, Sport und eine gesunde Ernährung sind wichtige Faktoren. Wer sich selbst gesund hält, ist leistungsfähiger und produktiver.

Die drei Aufgabentypen

• Fokusaufgaben sind energieintensive Aufgaben, die die komplette Konzentration erfordern. Bei ihrer Erledigung sollte man bestenfalls nicht gestört werden. Diese Auswirkungen haben den größten Einfluss auf den persönlichen Erfolg.
• Entsperrungsaufgaben haben keinen direkten Einfluss auf die persönliche Produktivität, ermöglichen jedoch anderen Personen im Team die Weiterarbeit. Eine E-Mail mit wichtigen Informationen zu versenden, Hilfestellungen oder Feedback zu geben und Fragen zu beantworten, sind häufige Beispiele für Entsperrungsaufgaben. Wenn man im Team arbeitet, ist es wahrscheinlich, dass diese Aufgaben der Flaschenhals der Teamproduktivität sind. Daher sollte man zu Beginn des Arbeitstages circa 30 Minuten einplanen, um Entsperrungsaufgaben zu erledigen.
• Prozessaufgaben sind administrative Aufgaben wie das Beantworten oder Lesen von E-Mails, das Organisieren von Dateien oder das Aufräumen des Schreibtischs. Auch sie müssen erledigt werden, benötigen jedoch nicht viel Zeit oder Energie, sodass man sie in einem Zeitblock alle zusammen erledigen kann oder sie in kurze Lücken zwischen anderen Terminen schiebt.

Mein Planungssystem

Wöchentliche und tägliche Planung

In meiner Planung unterscheide ich zwischen drei Arten von Vorhaben: Terminen, Aufgaben und Gewohnheiten. Neue Projekte, also Vorhaben mit mehr als zwei Aufgaben und einer Bearbeitungszeit von mehr als einer Woche, werden sofort ins System eingepflegt und mit ihren entsprechenden Terminen und Aufgaben festgehalten.

• Feste Termine trage ich in meinem Kalender ein. Fristen werden mit dem Präfix „FRIST“ gekennzeichnet und lösen standardmäßig eine frühzeitige Erinnerung aus. Ich pflege einzelne Kalender für verschiedene Lebensbereiche, die sich farblich unterscheiden. Damit kann ich auf einen Blick sehen, zu welchem Lebensbereich ein Termin gehört. Neben einem Eingang für neue und noch nicht fest vereinbarte Termine habe ich einen Kalender für private Termine, mein Studium und die Arbeit.
• Aufgaben füge ich meinem Aufgabenmanager hinzu. Dafür nutze ich die auf Apple-Geräten vorinstallierte App „Erinnerungen“. Ich weise jeder Aufgabe ein Datum zu, an dem ich die Aufgabe erledigt haben möchte. Mithilfe dieser Zeitplanung tauchen die Aufgaben in meinem Kalender auf, in dem ich sie am Vorabend nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und zur Verfügung stehender Zeit für den nächsten Tag einplane. So ist sichergestellt, dass ich mir für einen Tag nicht zu viel vornehmen kann und meine festen Termine bei der Planung berücksichtige. In der Erinnerungen-App organisiere ich nach dem PARA-Prinzip, wobei jedes Projekt und jeder Arbeitsbereich eine eigene Liste hat.
• Gewohnheiten werden entweder als Termin oder als Aufgabe geplant. Beispielsweise erstelle ich für Krafttraining, Laufen gehen oder Klarinette spielen Termine, da diese Gewohnheiten eine gewisse zusammenhängende Zeit brauchen. Die Tagesplanung für den kommenden Tag zu erstellen, ist hingegen eine Aufgabe, da diese Tätigkeit in fünf Minuten erledigt werden kann.

Tagebuch und Wochenübersicht

Die Wochenübersicht ist Teil meiner Tagebuchroutine und dient der Reflexion der vergangenen Woche. Dabei nutze ich die täglichen Highlights, die ich während der Woche in meinem Tagebuch aufgeschrieben habe.

Außerdem nutze ich die Wochenübersicht dazu, die kommende Woche grob zu planen. Liegengebliebene Aufgaben, lose Gedanken und Unordnung werden erfasst und beseitigt, sodass ich die neue Woche mit einem „frischen“ System starten kann. Beispielsweise räume ich meine physische und digitale Arbeitsumgebung auf, überprüfe die Eingangsordner meines Dateisystems, E-Mail-Postfachs, Notizprogramms und Aufgabenmanagers und überprüfe meine aktiven Projekte. Zum Schluss plane ich die kommende Woche grob mit ihren anstehenden Terminen und Aufgaben in meinem Kalender.

Längerfristige Planung

Meine Lebensplanung besteht aus einer Lebensvision, vier Jahreszielen, meinen Lebensmeilensteinen, die ebenfalls Teil meiner Tagebuchroutine sind, und den Lebensgrundsätzen.

Lebensvision

Meine Lebensvision enthält die Werte, an denen ich mein Leben orientieren möchte. Zudem halte ich dort alle langfristigen Aufgaben und Ziele fest, die ich vielleicht oder irgendwann einmal erledigen möchte. Zum Beispiel habe ich mir mehrere Karriererichtungen aufgeschrieben, die mich interessieren und die ich ausprobieren möchte.

In diesem Teil der Planung geht es vor allem darum, dass ich eine grobe Linie für die nächsten Jahre festlege. Bei einer Vision geht es noch nicht um genaue Planung, sondern um eine Vorstellung von dem, was ich erreichen möchte.

Jahresziele

Mein Ein-Jahres-Plan übernimmt die Funktion der konkreten Planung und baut auf meiner Lebensvision auf. Die Jahresziele sollen mit meinen grundlegenden Werten und langfristigen Zielen in Einklang stehen. Natürlich lässt sich nicht alles in einem Jahr umsetzen, aber man kann jedes Ziel auf einen Teil herunterbrechen, den man innerhalb von 365 Tagen abschließen kann. Ein Jahr ist lang genug, um etwas Großes zu schaffen, aber gleichzeitig kurz genug, dass man relativ zuverlässig planen kann.

Lebensmeilensteine

Meine Lebensmeilensteine sind die prägendsten Momente meines Lebens, die mich nachhaltig geprägt haben. Sie sind Teil meiner Tagebuchroutine und werden in einer gesonderten Notiz in meinem Externen Gehirn festgehalten.

Ich empfehle allen Menschen, Tagebuch zu führen, weil es ein gutes Werkzeug zur Selbstreflexion ist. Wenn du meine Tagebuchroutine genauer anschauen möchtest, kannst du meine Markdown-Vorlagen herunterladen.

Zusammenfassung meines Planungssystems

Mein Planungssystem klingt auf den ersten Blick vielleicht vielschichtig oder komplex, ist es aber eigentlich nicht. Die folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen Teile zusammenhängen.

Für den Anfang reicht es völlig, sich auf die tägliche und wöchentliche Planung zu konzentrieren. Im Laufe der Zeit kannst du dann die längerfristige Planung nach Bedarf ergänzen. Wichtig ist nur, dass das System dir einen Mehrwert bietet!