Wie ich mein Leben plane

Unsere wertvollste Ressource als Menschen ist unsere Lebenszeit. Deswegen schreiben seit Jahrhunderten Menschen darüber, wie man sich die eigene Zeit am besten einteilen sollte. Im 21. Jahrhundert reißen sich mehr Informationen, Termine und Aufgaben um unsere Aufmerksamkeit als je zuvor. Deswegen ist es heute wichtiger denn je, eine effektive und kompromisslose Zeitplanung zu etablieren.

Kalender und To-do-Liste gehören neben einem Notizsystem zum Externen Gehirn („Second Brain“ von Tiago Forte). Neben dem täglichen Zeitmanagement ist auch die Lebensplanung ein wichtiges Werkzeug, mit dem man langfristige Ziele und Werte mit den alltäglichen Handlungen verknüpft.

Grundlagen der Zeitplanung

Zeitplanung vs. Energieplanung

Wir vergessen bei der Zeitplanung oft, dass wir keine konstanten Energiereserven haben. Unser Energiehaushalt schwankt über den Tag hinweg und nimmt insgesamt ab, je länger wir wach sind. Dies sollten wir in unserer Planung berücksichtigen.

Dafür müssen wir zuerst die tägliche Entwicklung unseres Energielevels beobachten. Manche Menschen strotzen morgens vor Tatendrang und fallen dafür am Nachmittag in ein Energietief. Andererseits fahren Nachteulen am Abend erst richtig hoch. Die Tagesplanung muss deinen persönlichen Energiehaushalt beachten und genügend Raum für Pausen und Erholung bieten. Gerade nach energieraubenden und anstrengenden Aufgaben sollte man sich genug Zeit zur Regeneration nehmen.

Doch nicht nur Pausen sind wichtig, um unsere Energiereserven wieder aufzufüllen, auch genügend Schlaf, Sport und eine gesunde Ernährung sind wichtige Faktoren. Wer sich selbst gesund hält, ist leistungsfähiger und produktiver.

Die drei Aufgabentypen

Meine Lebensplanung

Meine Lebensplanung besteht aus einer Lebensvision, die langfristige Ziele für die nächsten fünf bis zehn Jahre enthält. Darauf abgestimmt setze ich mir während der Jahresübersicht meiner Tagebuchroutine pro Jahr vier Ziele. Auf diese Ziele richte ich meine täglichen Aufgaben aus, die zum Erreichen meiner Jahresziele beitragen sollen. Die Lebensmeilensteine, die ebenfalls Teil meiner Tagebuchroutine sind, halten wichtige Ereignisse und Erfolgsmomente in meinem Leben fest.

Übersicht meiner Lebensplanung
Übersicht meiner Lebensplanung

Lebensvision

Meine Lebensvision beschreibt einen groben Plan für die nächsten fünf bis zehn Jahre. Ich habe dort nicht viele Ziele aufgeschrieben, sondern eher langfristige Vorhaben festgehalten, zum Beispiel das Absolvieren meines Studiums. Außerdem habe ich mir mehrere Karriererichtungen aufgeschrieben, die mich interessieren und die ich ausprobieren möchte.

In diesem Teil der Planung geht es vor allem darum, dass ich eine grobe Linie für die nächsten Jahre festlege. Bei einer Vision geht es noch nicht um genaue Planung, sondern um eine Vorstellung von dem, was ich erreichen möchte.

Jahresziele

Mein Ein-Jahres-Plan übernimmt die Funktion der konkreten Planung und baut auf meiner Lebensvision auf. Die Jahresziele sollen mich näher an meine Vision bringen oder sie sogar erfüllen. Natürlich lässt sich nicht alles in einem Jahr umsetzen, aber man kann jedes Ziel auf einen Teil herunterbrechen, den man innerhalb von 365 Tagen abschließen kann. Ein Jahr ist lang genug, um etwas Großes zu schaffen, aber gleichzeitig kurz genug, dass man relativ zuverlässig planen kann.

Tägliche Aufgaben und Termine

Für meine Aufgaben- und Terminplanung nutze ich einen digitalen Kalender und Apple Erinnerungen. In meinen Kalender trage ich nur Termine ein, also zeitlich festgelegte Ereignisse und Fristen. Dazu zählen beispielsweise meine Arbeitszeiten, Fristen, verabredete Treffen mit Freunden und Videokonferenzen. Darüber hinaus trage ich mir nur meine 5km-Läufe in den Kalender ein, da ich für diese ein ununterbrochenes Zeitfenster brauche. Die Läufe sind allerdings in einer anderen Farbe markiert, sodass ich auf einen Blick sehe, dass sie theoretisch verschoben werden können.

Meine Aufgaben sammle ich in meiner To-do-Liste. Dort gibt es eine Liste für den heutigen Tag und eine Liste für die aktuelle Woche. Meine restlichen Aufgaben sind analog zum PARA-System meiner Notizen organisiert. Das hat den Vorteil, dass ich für jedes Projekt, für jeden Arbeitsbereich und für meine Ressourcen bzw. für meine verschiedenen Interessengebiete eine eigene Liste habe, in der ich Aufgaben sammeln kann. Außerdem kann ich so alle aktiven Projekte auf einen Blick sehen.

Die Aufgaben plane ich zwischen meinen festen Terminen ein. An welcher Aufgabe ich in diesen Zeiträumen arbeite, hängt von meiner Motivation, der mir zur Verfügung stehenden Zeit und der Dringlichkeit der Aufgabe ab.

Lebensmeilensteine

Meine Lebensmeilensteine sind die prägendsten Momente meines Lebens, die mich nachhaltig geprägt haben. Sie sind Teil meiner Tagebuchroutine und werden in einer gesonderten Notiz in meinem Externen Gehirn festgehalten.

Ich empfehle allen Menschen, Tagebuch zu führen, weil es ein gutes Werkzeug zur Selbstreflexion ist. Wenn du meine Tagebuchroutine genauer anschauen möchtest, kannst du meine Markdown-Vorlagen herunterladen.

Die Wochenübersicht als Wartungsroutine meines Planungssystems

Die Wochenübersicht ist Teil meiner Tagebuchroutine und dient der Reflexion der vergangenen Woche. Nach dieser Reflexion beende ich mein Tagebuch und gehe dazu über, die nächste Woche zu planen. Die Tagebuch- und Planungs-Wochenübersichten sind also miteinander verknüpft.

Die Planungs-Wochenübersicht dient dem Aufräumen meines Systems und der Planung der nächsten Woche. Liegengebliebene Aufgaben, lose Gedanken und Unordnung werden erfasst und beseitigt, sodass ich die neue Woche mit einem „frischen“ System starten kann.

Meine Routine besteht derzeit neben dem Führen meines Tagebuchs aus den folgenden Aufgaben: