Wie ich mein Leben plane

Unsere wertvollste Ressource als Menschen ist unsere Lebenszeit. Deswegen schreiben seit Jahrhunderten Menschen darüber, wie man sich die eigene Zeit am besten einteilen sollte. Im 21. Jahrhundert reißen sich mehr Informationen, Termine und Aufgaben um unsere Aufmerksamkeit als je zuvor. Deswegen ist es heute wichtiger denn je, eine effektive und kompromisslose Zeitplanung zu etablieren.

Kalender und To-do-Liste gehören neben einem Notizsystem zum Externen Gehirn („Second Brain“ von Tiago Forte). Neben dem täglichen Zeitmanagement ist auch die Lebensplanung ein wichtiges Werkzeug, mit dem man langfristige Ziele und Werte mit den alltäglichen Handlungen verknüpft.

Grundlagen der Zeitplanung

Zeitplanung vs. Energieplanung

Wir vergessen bei der Zeitplanung oft, dass wir keine konstanten Energiereserven haben. Unser Energiehaushalt schwankt über den Tag hinweg und nimmt insgesamt ab, je länger wir wach sind. Dies sollten wir in unserer Planung berücksichtigen.

Dafür müssen wir zuerst die tägliche Entwicklung unseres Energielevels beobachten. Manche Menschen strotzen morgens vor Tatendrang und fallen dafür am Nachmittag in ein Energietief. Andererseits fahren Nachteulen am Abend erst richtig hoch. Die Tagesplanung muss deinen persönlichen Energiehaushalt beachten und genügend Raum für Pausen und Erholung bieten. Gerade nach energieraubenden und anstrengenden Aufgaben sollte man sich genug Zeit zur Regeneration nehmen.

Doch nicht nur Pausen sind wichtig, um unsere Energiereserven wieder aufzufüllen, sondern auch genügend Schlaf, Sport und eine gesunde Ernährung sind wichtige Faktoren. Wer sich selbst gesund hält, ist leistungsfähiger und produktiver.

Die drei Aufgabentypen

Meine Tagesplanung

In meiner Planung unterscheide ich zwischen drei Arten von Vorhaben: Terminen, Aufgaben und Gewohnheiten. Neue Projekte, also Vorhaben mit mehr als zwei Aufgaben und einer Bearbeitungszeit von mehr als einer Woche, werden sofort ins System eingepflegt und mit ihren entsprechenden Terminen und Aufgaben festgehalten.

Die Wochenübersicht als Wartungsroutine meines Planungssystems

Die Wochenübersicht ist Teil meiner Tagebuchroutine und dient der Reflexion der vergangenen Woche. Nach dieser Reflexion beende ich mein Tagebuch und gehe dazu über, die nächste Woche zu planen. Die Tagebuch- und Planungs-Wochenübersichten sind also miteinander verknüpft.

Die Planungs-Wochenübersicht dient dem Aufräumen meines Systems und der Planung der nächsten Woche. Liegengebliebene Aufgaben, lose Gedanken und Unordnung werden erfasst und beseitigt, sodass ich die neue Woche mit einem „frischen“ System starten kann. Beispielsweise räume ich meine physische und digitale Arbeitsumgebung auf, überprüfe die Eingangsordner meines Dateisystems, E-Mail-Postfachs, Notizprogramms und Aufgabenmanagers und überprüfe meine aktiven Projekte. Zum Schluss plane ich die kommende Woche mit ihren anstehenden Terminen und Aufgaben in meinem Kalender.

Längerfristige Planung

Meine Lebensplanung besteht aus einer Lebensvision, vier Jahreszielen, meinen Lebensmeilensteinen, die ebenfalls Teil meiner Tagebuchroutine sind, und den Lebensgrundsätzen.

Übersicht meiner Lebensplanung
Übersicht meiner Lebensplanung

Lebensvision

Meine Lebensvision beschreibt einen groben Plan für die nächsten fünf bis zehn Jahre. Ich habe dort nicht viele Ziele aufgeschrieben, sondern eher langfristige Vorhaben festgehalten, zum Beispiel das Absolvieren meines Studiums. Außerdem habe ich mir mehrere Karriererichtungen aufgeschrieben, die mich interessieren und die ich ausprobieren möchte.

In diesem Teil der Planung geht es vor allem darum, dass ich eine grobe Linie für die nächsten Jahre festlege. Bei einer Vision geht es noch nicht um genaue Planung, sondern um eine Vorstellung von dem, was ich erreichen möchte.

Jahresziele

Mein Ein-Jahres-Plan übernimmt die Funktion der konkreten Planung und baut auf meiner Lebensvision auf. Die Jahresziele sollen mich näher an meine Vision bringen oder sie sogar erfüllen. Natürlich lässt sich nicht alles in einem Jahr umsetzen, aber man kann jedes Ziel auf einen Teil herunterbrechen, den man innerhalb von 365 Tagen abschließen kann. Ein Jahr ist lang genug, um etwas Großes zu schaffen, aber gleichzeitig kurz genug, dass man relativ zuverlässig planen kann.

Lebensmeilensteine

Meine Lebensmeilensteine sind die prägendsten Momente meines Lebens, die mich nachhaltig geprägt haben. Sie sind Teil meiner Tagebuchroutine und werden in einer gesonderten Notiz in meinem Externen Gehirn festgehalten.

Ich empfehle allen Menschen, Tagebuch zu führen, weil es ein gutes Werkzeug zur Selbstreflexion ist. Wenn du meine Tagebuchroutine genauer anschauen möchtest, kannst du meine Markdown-Vorlagen herunterladen.

Lebensgrundsätze

Meine Lebensgrundsätze sind zehn allgemeine Werte und Normen, nach denen ich leben möchte. Sie bilden den Rahmen, innerhalb dessen sich meine Ziele und Aufgaben befinden, und sind eine Art Leitlinie für mich. Beispielsweise lautet einer meiner Lebensgrundsätze: „Stehe aufrecht, ohne aufrecht gehalten zu werden.“