Wie ich mein Leben plane

Unsere wertvollste Ressource als Menschen ist unsere Lebenszeit. Deswegen schreiben seit Jahrhunderten Menschen darüber, wie man sich die eigene Zeit am besten einteilen sollte. Im 21. Jahrhundert reißen sich mehr Informationen, Termine und Aufgaben um unsere Aufmerksamkeit als je zuvor. Deswegen ist es heute wichtiger denn je, eine effektive und kompromisslose Zeitplanung zu etablieren.

Kalender und To-do-Liste gehören neben einem Notizsystem zum Externen Gehirn („Second Brain“ von Tiago Forte). Neben dem täglichen Zeitmanagement ist auch die Lebensplanung ein wichtiges Werkzeug, mit dem man langfristige Ziele und Werte mit den alltäglichen Handlungen verknüpft.

Grundlagen der Zeitplanung

Zeitplanung vs. Energieplanung

Wir vergessen bei der Zeitplanung oft, dass wir keine konstanten Energiereserven haben. Unser Energiehaushalt schwankt über den Tag hinweg und nimmt insgesamt ab, je länger wir wach sind. Dies sollten wir in unserer Planung berücksichtigen.

Dafür müssen wir zuerst die tägliche Entwicklung unseres Energielevels beobachten. Manche Menschen strotzen morgens vor Tatendrang und fallen dafür am Nachmittag in ein Energietief. Andererseits fahren Nachteulen am Abend erst richtig hoch. Die Tagesplanung muss deinen persönlichen Energiehaushalt beachten und genügend Raum für Pausen und Erholung bieten. Gerade nach energieraubenden und anstrengenden Aufgaben sollte man sich genug Zeit zur Regeneration nehmen.

Doch nicht nur Pausen sind wichtig, um unsere Energiereserven wieder aufzufüllen, sondern auch genügend Schlaf, Sport und eine gesunde Ernährung sind wichtige Faktoren. Wer sich selbst gesund hält, ist leistungsfähiger und produktiver.

Die drei Aufgabentypen

• Fokusaufgaben sind energieintensive Aufgaben, die die komplette Konzentration erfordern. Bei ihrer Erledigung sollte man bestenfalls nicht gestört werden. Diese Auswirkungen haben den größten Einfluss auf den persönlichen Erfolg.
• Entsperrungsaufgaben haben keinen direkten Einfluss auf die persönliche Produktivität, ermöglichen jedoch anderen Personen im Team die Weiterarbeit. Eine E-Mail mit wichtigen Informationen zu versenden, Hilfestellungen oder Feedback zu geben und Fragen zu beantworten sind häufige Beispiele für Entsperrungsaufgaben. Wenn man im Team arbeitet, ist es wahrscheinlich, dass diese Aufgaben der Flaschenhals der Teamproduktivität sind. Daher sollte man zu Beginn des Arbeitstages circa 30 Minuten einplanen, um Entsperrungsaufgaben zu erledigen.
• Prozessaufgaben sind administrative Aufgaben wie das Beantworten oder Lesen von E-Mails, das Organisieren von Dateien oder das Aufräumen des Schreibtischs. Auch sie müssen erledigt werden, benötigen jedoch nicht viel Zeit oder Energie, sodass man sie in einem Zeitblock alle zusammen erledigen kann oder sie in kurze Lücken zwischen anderen Terminen schiebt.

Meine Tagesplanung

In meiner Planung unterscheide ich zwischen drei Arten von Vorhaben: Terminen, Aufgaben und Gewohnheiten. Neue Projekte, also Vorhaben mit mehr als zwei Aufgaben und einer Bearbeitungszeit von mehr als einer Woche, werden sofort ins System eingepflegt und mit ihren entsprechenden Terminen und Aufgaben festgehalten.

Feste Termine trage ich in meinem Kalender ein und lasse mich 30 sowie fünf Minuten vorher an sie erinnern. Fristen werden mit dem Präfix „FRIST“ gekennzeichnet und lösen standardmäßig eine Woche sowie einen Tag vorher eine Erinnerung aus. Ich pflege einzelne Kalender für verschiedene Lebensbereiche, die sich farblich unterscheiden. Damit kann ich auf einen Blick sehen, zu welchem Lebensbereich ein Termin gehört. Neben einem Eingang für neue und noch nicht fest vereinbarte Termine habe ich einen Kalender für private Termine, mein Studium, die Arbeit sowie einen sich automatisch aktualisierenden Feiertags- und Geburtstagskalender.

Aufgaben füge ich meinem Aufgabenmanager hinzu. Dafür nutze ich die auf Apple-Geräten vorinstallierte App „Erinnerungen“. Neben einer Eingangsliste für neue Aufgaben, die ich noch nicht kategorisiert habe, gibt es eine Liste für den heutigen Tag. In dieser Liste plane ich am Vorabend meinen nächsten Tag. Die Aufgaben erscheinen automatisch auch in meinem Kalender, sodass ich mir nicht zu viel vornehmen kann und bei der Planung meine festen Termine berücksichtigen kann. Außerdem gibt es eine Liste für die aktuelle Woche, in der ich sonntags einen groben Fahrplan für die kommenden sieben Tage festlege.

Meine restlichen Aufgaben sind analog zum PARA-System meiner Notizen organisiert, wobei jedes Projekt und jeder Arbeitsbereich eine eigene Liste hat. Dadurch kann ich auf einen Blick meine aktiven Projekte und Aufgabenbereiche sehen. Für meine verschiedenen Ressourcen-Themen habe ich keine Listen erstellt, dafür gibt es aber eine gesonderte Liste für wiederkehrende Routinen (z. B. eine Erinnerung für das abendliche Schreiben meines Tagebuchs).

Die Erledigung von Aufgaben plane ich zwischen meinen festen Terminen ein. An welcher Aufgabe ich in diesen Zeiträumen arbeite, hängt von meiner Motivation, der mir zur Verfügung stehenden Zeit und der Dringlichkeit der Aufgabe ab.

Gewohnheiten verfolge ich mit der App „Streaks“. Nach Erledigung kann ich sie in der App abhaken und so eine Erfolgskette bilden, die mit jedem Tag länger wird und einen Ansporn darstellt, die Gewohnheiten nicht schleifen zu lassen. Eine Ausnahme bilden meine 5km-Läufe, die ich zusätzlich in den Kalender eintrage, da ich für sie ein ununterbrochenes Zeitfenster brauche. Die Läufe sind allerdings in einer anderen Farbe markiert, sodass ich auf einen Blick sehe, dass sie theoretisch verschoben werden können.

Die Wochenübersicht als Wartungsroutine meines Planungssystems

Die Wochenübersicht ist Teil meiner Tagebuchroutine und dient der Reflexion der vergangenen Woche. Nach dieser Reflexion beende ich mein Tagebuch und gehe dazu über, die nächste Woche zu planen. Die Tagebuch- und Planungs-Wochenübersichten sind also miteinander verknüpft.

Die Planungs-Wochenübersicht dient dem Aufräumen meines Systems und der Planung der nächsten Woche. Liegengebliebene Aufgaben, lose Gedanken und Unordnung werden erfasst und beseitigt, sodass ich die neue Woche mit einem „frischen“ System starten kann.

Meine Routine besteht derzeit neben dem Führen meines Tagebuchs aus den folgenden Aufgaben:

• Aufräumen meiner physischen Arbeitsumgebung
• Installieren von Updates, manuelle Backups und Neustarts meiner digitalen Geräte
• Überprüfung aller Eingangsordner (im Dateisystem, im E-Mail-Postfach, in meinem Notizsystem und in meiner To-do-Liste) sowie meines Schreibtischs und Download-Ordners
• Digitale Eingangsordner meines Dateisystems, Aufgabenmanagers und Notizprogramms überprüfen und sortieren
• Meine derzeitigen Projekte überprüfen (ggf. abgeschlossene Projekte archivieren, neue erstellen oder pausierte Projekte reaktivieren)
• Meine Lebensvision durchgehen und überprüfen, ob ich noch auf Kurs für meine Jahresziele bin
• Die nächste Woche mit den anstehenden Terminen und Aufgaben in meinem Kalender planen (Aufgaben der kommenden Woche in die Liste „Diese Woche“ und Aufgaben des folgenden Tags in die Heute-Liste verschieben)

Längerfristige Planung

Meine Lebensplanung besteht aus einer Lebensvision, die langfristige Ziele für die nächsten fünf bis zehn Jahre enthält. Darauf abgestimmt setze ich mir während der Jahresübersicht meiner Tagebuchroutine pro Jahr vier Ziele. Auf diese Ziele richte ich meine täglichen Aufgaben aus, die zum Erreichen meiner Jahresziele beitragen sollen. Die Lebensmeilensteine, die ebenfalls Teil meiner Tagebuchroutine sind, halten wichtige Ereignisse und Erfolgsmomente in meinem Leben fest.

Lebensvision

Meine Lebensvision beschreibt einen groben Plan für die nächsten fünf bis zehn Jahre. Ich habe dort nicht viele Ziele aufgeschrieben, sondern eher langfristige Vorhaben festgehalten, zum Beispiel das Absolvieren meines Studiums. Außerdem habe ich mir mehrere Karriererichtungen aufgeschrieben, die mich interessieren und die ich ausprobieren möchte.

In diesem Teil der Planung geht es vor allem darum, dass ich eine grobe Linie für die nächsten Jahre festlege. Bei einer Vision geht es noch nicht um genaue Planung, sondern um eine Vorstellung von dem, was ich erreichen möchte.

Jahresziele

Mein Ein-Jahres-Plan übernimmt die Funktion der konkreten Planung und baut auf meiner Lebensvision auf. Die Jahresziele sollen mich näher an meine Vision bringen oder sie sogar erfüllen. Natürlich lässt sich nicht alles in einem Jahr umsetzen, aber man kann jedes Ziel auf einen Teil herunterbrechen, den man innerhalb von 365 Tagen abschließen kann. Ein Jahr ist lang genug, um etwas Großes zu schaffen, aber gleichzeitig kurz genug, dass man relativ zuverlässig planen kann.

Lebensmeilensteine

Meine Lebensmeilensteine sind die prägendsten Momente meines Lebens, die mich nachhaltig geprägt haben. Sie sind Teil meiner Tagebuchroutine und werden in einer gesonderten Notiz in meinem Externen Gehirn festgehalten.

Ich empfehle allen Menschen, Tagebuch zu führen, weil es ein gutes Werkzeug zur Selbstreflexion ist. Wenn du meine Tagebuchroutine genauer anschauen möchtest, kannst du meine Markdown-Vorlagen herunterladen.

Lebensgrundsätze

Meine Lebensgrundsätze sind zehn allgemeine Werte und Normen, nach denen ich leben möchte. Sie bilden den Rahmen, innerhalb dessen sich meine Ziele und Aufgaben befinden, und sind eine Art Leitlinie für mich. Beispielsweise lautet einer meiner Lebensgrundsätze: „Stehe aufrecht, ohne aufrecht gehalten zu werden.“