Warum man Checklisten benutzen sollte
Checklisten sind ein häufig übersehenes Instrument, das Ordnung, Struktur und Disziplin in den Tagesablauf bringt. Sie werden zum Beispiel im Flugverkehr, in der Raumfahrt und in der Medizin eingesetzt.
Doch auch für den Alltag sind Checklisten nützlich. Der offensichtlichste Vorteil ist, dass man keinen Arbeitsschritt vergisst. Aufgaben werden in Zwischenschritte unterteilt, Abläufe werden vereinfacht und man weiß, was als nächstes zu tun ist.
Außerdem kann das Anlegen von Checklisten dazu führen, dass man Arbeitsschritte effizienter gestaltet. Aufgaben lassen sich leichter planen und man hat ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit sie beanspruchen werden. Checklisten können die To-Do-Liste vereinfachen, da man dort nicht alle Zwischenschritte aufführen muss. Ich habe mehr über die Produktivität von Checklisten in diesem Artikel geschrieben.
Warum man eine digitale Vorlage braucht
Das Verwenden von Checklisten hat zwei Nachteile. Erstens muss man Zeit investieren, um eine Liste zu erstellen und zu verbessern. Zweitens muss man häufig Kopien der Checkliste anlegen. Wer seine Checklisten per Hand schreibt, wird viel Zeit aufs Abschreiben der Checkliste oder Ausradieren der Häkchen verwenden.
Eine digitale Vorlage seiner Checklisten kann man beliebig oft kopieren, anpassen und abhaken. Dabei bleibt die Vorlage unangetastet und man verändert ausschließlich die Kopien.
Wer analoge Listen bevorzugt, druckt sich seine Checklisten einfach aus. In jedem Fall sollte man eine Vorlage seiner Checkliste haben, damit man nicht jedes Mal von vorn anfangen muss.
Welche Checklisten man anlegen sollte
So gut wie alle Prozesse lassen sich als Checklisten darstellen, aber nicht bei jeder Aufgabe ist das sinnvoll. Manche Arbeitsabläufe verändern sich öfter oder benötigen mehr Freiheit als andere, weshalb sie sich nicht für Checklisten eignen. Presse nicht alle Prozesse in Checklisten, sondern reflektiere vorher, ob sich die Mühe lohnt.
Generell gibt es zwei Gründe, eine Checkliste zu erstellen: Bei komplexen Aufgaben, deren einzelne Arbeitsschritte man vergisst und bei Abläufen, die man zu einer Routine entwickeln möchte.
Ich habe beispielsweise eine Checkliste für den Schreib- und Veröffentlichungsprozess der Artikel auf dieser Website, damit ich nichts vergesse. Außerdem habe ich eine Liste für meine wöchentliche Routine in meinem Tagebuch, damit sie zu einer Gewohnheit wird.
Ein weiteres Beispiel ist meine Checkliste, mit der man HTML-E-Mail-Signaturen in Apple Mail einfügt. Dieser Prozess enthält Terminal-Befehle, die ich mir dank meiner Liste nicht mehr merken muss.
Welche Aufgaben, Abläufe und Prozesse könntest du mithilfe einer Checkliste verbessern? Wie viel effizienter wäre dein Arbeitsalltag, wenn du den Anweisungen einer Checkliste folgen würdest?