Die Kraft der Checklisten

Checklisten werden in vielen Branchen und Bereichen genutzt, in denen es keinen oder nur einen sehr schmalen Grat für Fehler gibt. Sie sind allerdings nicht nur für Astronauten, Piloten oder Chirurgen hilfreich, sondern können auch unseren Alltag im Berufs- und Privatleben vereinfachen.

Warum man Checklisten benutzen sollte

Checklisten sind ein häufig übersehenes Instrument, das Ordnung, Struktur und Disziplin in unsere Aufgaben und Projekte bringt. Der offensichtlichste Vorteil ist, dass man keinen Arbeitsschritt vergisst. Das senkt nicht nur die mentale Anstrengung, die für das Auswendiglernen und Ausführen der Aufgaben notwendig ist. Aufgaben werden darüber hinaus in Zwischenschritte unterteilt und man weiß immer, was als Nächstes zu tun ist.

Außerdem kann das Anlegen von Checklisten dazu führen, dass man Arbeitsschritte effizienter gestaltet. Durch das Aufschreiben aller Arbeitsschritte fallen Verbesserungspotenziale schneller auf und können leicht eingeführt werden. Aufgaben lassen sich leichter planen und man hat ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit sie beanspruchen werden.

Warum man eine digitale Vorlage braucht

Das Verwenden von Checklisten hat zwei Nachteile. Erstens muss man Zeit investieren, um eine Liste zu erstellen und zu verbessern. Zweitens muss man jedes Mal, wenn man die Checkliste verwenden will, eine Kopie anfertigen. Wer seine Checklisten per Hand schreibt, wird viel Zeit aufs Abschreiben der Checkliste oder Ausradieren der Häkchen verwenden.

Eine digitale Vorlage einer Checkliste kann man beliebig oft kopieren, anpassen und abhaken. Dabei bleibt die Vorlage unangetastet und man verändert ausschließlich die Kopien.

Wer analoge Listen bevorzugt, druckt sich seine Checklisten einfach aus. In jedem Fall sollte man eine Vorlage seiner Checkliste haben, damit man nicht jedes Mal von vorn anfangen muss.

Welche Checklisten man anlegen sollte

So gut wie alle Prozesse lassen sich als Checklisten darstellen, aber nicht bei jeder Aufgabe ist das sinnvoll. Manche Arbeitsabläufe verändern sich öfter oder benötigen mehr Freiheit als andere, weshalb sie sich nicht für Checklisten eignen. Presse nicht alle Prozesse in Checklisten, sondern reflektiere vorher, ob sich die Mühe lohnt.

Generell gibt es zwei Situationen, in denen wir eine Checkliste erstellen sollten. Zum einen sollte man für komplexe Aufgaben, deren einzelne Arbeitsschritte man schnell vergisst oder durcheinanderbringt, eine Checkliste schreiben. Zum anderen sind Checklisten auch bei Abläufen hilfreich, die man zu einer Routine entwickeln möchte. In der Anfangsphase dient die Checkliste als Gedächtnisstütze, bis der Ablauf sich als Gewohnheit etabliert hat.

Ich habe beispielsweise eine Checkliste für den Schreib- und Veröffentlichungsprozess der Artikel auf dieser Website, damit ich nichts vergesse. Außerdem habe ich eine Liste für meine Wochenübersicht in meinem Tagebuch, damit sie zu einer Gewohnheit wird. Ein weiteres Beispiel ist meine Checkliste für die Bearbeitung von HTML-E-Mail-Signaturen in Apple Mail, dank der ich mir die dafür notwendigen Terminal-Befehle nicht merken muss.

Welche Aufgaben, Abläufe und Prozesse könntest du mithilfe einer Checkliste verbessern? Wie viel effizienter wäre dein Arbeitsalltag, wenn du den Anweisungen einer Checkliste folgen würdest?