Das Buch „Getting Things Done“ (Der deutsche Titel lautet „Wie ich die Dinge geregelt kriege“) gilt als Bibel der Produktivitätswelt. Der Autor David Allen präsentiert verschiedene Listen und Systeme, mit denen er seine Aufgaben verwaltet. Das Buch hat tausenden Menschen geholfen, ihr Leben in den Griff zu kriegen und mehr zu erledigen.
Wenn man Allens Werk das erste Mal liest, wird man von der schieren Anzahl an Listen und Arbeitsschritten überrumpelt. Und genau hier liegt das Problem: Viele der heutigen Produktivitätssysteme sind unnötig komplex.[1] Wir alle haben einzigartige Persönlichkeiten und führen unterschiedliche Leben – deswegen sollten wir auch auf uns zugeschnittene Systeme und Arbeitsabläufe verwenden.
Systeme sollen kein Universalwerkzeug sein
Viele der im Internet angepriesenen Systeme zur Effizienzsteigerung sind unnötig komplex, weil sie versuchen, alles Mögliche zu tun. Das ist auch einer der Gründe, warum ich das Programm „Notion“ nicht mag, das meist als erstes Ergebnis auftaucht, wenn man online nach Produktivitätssystemen sucht. Ein zu schönes, zu perfektes System verleitet dazu, dass man mehr Zeit mit Organisieren und Planen verbringt als mit der eigentlichen Arbeit. Ein gutes System ist funktional, einfach und robust.
Dein persönlicher Arbeitsablauf sollte nicht universell anwendbar sein, sondern auf dich und deine Bedürfnisse zugeschnitten sein. Niemand außer dir muss das System verwenden können.[2]
Durch diesen einfachen Gedankenwechsel wird dein System schon deutlich einfacher und benutzerfreundlicher.
So komplex wie nötig, aber so einfach wie möglich
Den wenigsten Menschen wird es reichen, eine einzige Liste mit Aufgaben zu führen, um den Überblick zu behalten. Allerdings wird die Mehrheit mit einer To-do-Liste, einem Kalender und einem Notiz-Programm zufrieden sein.
Ergänze dein System um die Bestandteile, die du für dein Leben brauchst. Wenn du Inhalte veröffentlichst, profitierst du vielleicht von einem ausführlicheren System für Brainstorming. Wenn deine Arbeit aus vielen Einzelschritten besteht, könnten dir Checklisten helfen.
Individuell zugeschnittene Systeme schaffen
Ein auf dich zugeschnittenes System besteht wahrscheinlich aus einer Mischung der Tipps und Tricks, die man im Internet findet. Probiere deswegen ruhig viele der online verfügbaren Systeme aus: Behalte, was für dich funktioniert, und verwerfe alles andere. Beispielsweise kannst du in diesem Artikel mehr über mein persönliches Kalendersystem lesen.
Dein System sollte nicht die Arbeit verdrängen, sondern sie vereinfachen. Denke daran, ein gutes System ist funktional, einfach und robust. Das bedeutet, dass es für dich funktioniert, keine überflüssigen Teile beinhaltet und nicht übermäßig oft gepflegt werden muss. Es sollte mit einem Instandhaltungsaufwand von 30-45 Minuten pro Woche reibungslos arbeiten.
Wenn du dich einmal dabei ertappst, dass du mehr Zeit mit der Planung als mit der Ausführung verbringst, dann erinnere dich daran, dass wir meistens aus Angst vor der Arbeit übermäßig viel Zeit mit Vorbereitung verbringen. Warum macht dir deine Aufgabe Angst? Was könntest du tun, um dies zu ändern?
Mit einem einfachen Produktivitätssystem erreichst du mehr und bist dabei weniger stark gestresst.
Fußnoten
[1] David Allen erwähnt in seinem Buch zwar, dass man nicht alle Systeme, die er vorschlägt, umsetzen muss. Er bietet allerdings keine Leitlinien an, mit Hilfe derer man entscheiden könnte, welche Listen man für sein eigenes Leben braucht und welche überflüssig sind.
[2] Eine Ausnahme bilden natürlich Systeme, die von mehreren Personen genutzt werden. Hier muss man Kompromisse finden und sich mit den Menschen verständigen, die das System ebenfalls nutzen werden.