Unter Timeblocking versteht man die Technik, seinen Kalender als eine Art Logbuch zu führen und neben Terminen oder Verabredungen auch Zeit für alle anderen Tätigkeiten einzuplanen. Das bedeutet, dass man neben festen Terminen auch Zeit für Gewohnheiten wie Lesen oder Sport sowie für andere Aufgaben einplant. In der Theorie klingt das gut, denn durch das Planen im Kalender stellt man sicher, dass für jede Aufgabe ein Zeitfenster vorgesehen ist. Allerdings finde ich Timeblocking im Alltag aus drei Gründen unpraktisch.
Timeblocking basiert auf Schätzungen
Da man vorher nicht genau weiß, wie viel Zeit man für eine bestimmte Aufgabe genau braucht, basiert das Timeblocking auf Schätzungen. Man wird zwar im Laufe der Zeit besser darin, aber weil man seinen ganzen Tag durchplant, können sich kleine Verspätungen zu großen Verschiebungen summieren. Unvorhergesehene Ereignisse können die Planung ebenfalls durcheinanderbringen und dazu führen, dass man eventuell ganze Tage umplanen muss.
Das Timeblocking-System ist daher sehr fragil. Wenn man versucht, alle Eventualitäten einzuplanen, wird es zudem sehr schnell kompliziert, denn das Leben verläuft nicht in ordentlichen Zeitblöcken, die man wie in einem Tetris-Spiel ordentlich im eigenen Kalender anordnen kann.
Timeblocking ist aufwendig
Wenn man jeden Tag (oder zumindest jeden Werktag) mit Zeitblöcken plant, braucht man allein für die Planung und Erstellung der Kalenderereignisse viel Zeit. Manchmal kann man Vorlagen nutzen und beispielsweise Gewohnheiten als wiederkehrende Ereignisse erstellen, aber trotzdem muss jede Woche neu geplant werden. Gerade für Menschen, die keinen regelmäßigen Wochenablauf haben bedeutet das einen großen Aufwand. Außerdem muss man erneut Zeit für die Planung einrechnen, wenn sich Zeitblöcke im Verlauf des Tages verschieben. Der Zeitaufwand, den man in die Planung stecken muss, zahlt sich in meiner Erfahrung nicht aus.
Außerdem ist das Timeblocking-System sperrig, da man darauf achten muss, dass sich die Zeitblöcke nicht überlappen. Wenn eine neue Aufgabe aufkommt, muss diese nicht nur beispielsweise auf einer To-do-Liste erfasst werden, sondern auch zeitnah im Kalender eingeplant werden. Das erhöht die Hemmschwelle, Aufgaben systematisch zu erfassen. Dabei sollte ein Produktivitätssystem eigentlich einfach und stressfrei sein.
Timeblocking berücksichtigt keine Motivation
Die im Voraus geplanten Zeitfenster beachten die tagesaktuelle Motivation und Laune nicht. Besonders im Privatleben sollte man auf diese Dinge Rücksicht nehmen, um motiviert zu bleiben und beispielsweise Sportgewohnheiten mit Spaß durchzuhalten.
Aus diesen Gründen habe ich, nachdem ich das Timeblocking-System einige Monate ausprobiert habe, vor Kurzem auf ein anderes, einfacheres System für meine Kalenderverwaltung gewechselt, das vom Buch „Make Time“ von Jake Knapp und John Zeratsky inspiriert ist.
Meine neue Herangehensweise
Die Grundsätze der Tagesplanung gelten natürlich weiterhin. In meinen Kalender werden nur noch Termine eingetragen, die zeitlich festgelegt sind. Dazu zählen beispielsweise meine Arbeitszeiten, Fristen, verabredete Treffen mit Freunden und Videokonferenzen. Darüber hinaus trage ich mir nur meine 5km-Läufe in den Kalender ein, da ich für diese ein ununterbrochenes Zeitfenster brauche. Die Läufe sind allerdings in einer anderen Farbe markiert, sodass ich auf einen Blick sehe, dass sie theoretisch verschoben werden können.
Alle meine Aufgaben für den jeweiligen Tag sammle ich in meiner To-do-Liste. Es gibt unter anderem eine Liste für den heutigen Tag und die derzeitige Woche. Pro Tag suche ich mir die wichtigste oder dringendste Aufgabe aus, die ich auf jeden Fall erledigen möchte und plane dafür ein Zeitfenster in meinem Kalender ein (ich benenne das Ereignis mit einem Kronen-Emoji). Das ist der einzige Zeitblock in meinem Kalender, mit dem ich sicherstelle, dass ich genug Zeit für meine wichtigste Aufgabe habe. Alle anderen Aufgaben bleiben auf meiner To-do-Liste und werden zwischen den Terminen und der wichtigsten Aufgabe eingeschoben. An welcher Aufgabe ich in diesen Zeiträumen arbeite, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Meiner Motivation (wenn ich beispielsweise besonders Lust auf eine bestimmte Aufgabe habe)
- Wie viel Zeit mir zur Verfügung steht (größere Aufgaben brauchen mehr ungestörte Zeit)
- Wie dringend die Aufgabe ist
Dieses System funktioniert für mich bisher gut, weil es deutlich einfacher und pflegeleichter als das Timeblocking-System ist. Trotzdem muss es sich noch auf Dauer, und besonders in stressigen Zeiten, bewähren. Eine Feuerprobe steht also noch aus. In der Zwischenzeit freue ich mich über eure Nachrichten, wie ihr eure Kalender nutzt und ob ihr dafür ein System bzw. eine besondere Herangehensweise habt!