Mein externes Gehirn

Mein Externes Gehirn, auf Englisch auch „Second Brain“ genannt, bildet das Rückgrat meines (digitalen) Lebens und unterstützt mich bei meiner täglichen Arbeit. Es ist Assistent, Kollege, Kritiker und Unterstützer zugleich. Es fördert die Konkretisierung sowie das Festhalten von Ideen, deckt neue Zusammenhänge zwischen einzelnen Aufgaben auf und unterstützt bei der Ausarbeitung von Projekten.

Dieser Artikel stellt einen Überblick über mein Externes Gehirn dar, das in vielen meiner Artikel Thema ist. Außerdem möchte ich in diesem Artikel zeigen, was genau mein Externes Gehirn eigentlich ist, und warum auch du ein solches System brauchst.

Was ist ein Externes Gehirn?

Jeff Su beschreibt, dass wir alle täglich mit vier Arten von Informationen konfrontiert werden: Aufgaben/Terminen, Ideen, Notizen und Medien wie Dateien, Fotos oder Präsentationen. Ein Externes Gehirn beschreibt kurz gesagt ein System, das mit der Bearbeitung all dieser Informationsarten klarkommt.

Das Externe Gehirn ist eine digitale Arbeitsumgebung, mit der man sein Leben verwaltet. Im Herzen des Externen Gehirns stehen ein Notizprogramm und ein Planungssystem, aber es enthält auch Arbeitsabläufe für E-Mails, Dateien, Projekte und Erinnerungen. In meinem Externen Gehirn halte ich alle Aufgaben/Termine, Ideen, Notizen und Medien zuverlässig fest, sodass ich sie jederzeit abrufen und weiterverwenden kann. Obwohl ein Externes Gehirn auch analog sein kann, bietet die digitale Variante weitere Vorteile wie automatische Backups oder die Synchronisierung auf mehrere Geräte.

Warum brauche ich ein Externes Gehirn?

Wir alle brauchen ein System, mit dem wir all die Informationen organisieren, die uns täglich erreichen. Ein Externes Gehirn beugt nicht nur Überforderung vor und verhindert, dass wir wichtige Dinge vergessen, sondern es verbessert auch die eigene Arbeit. Die meisten Menschen werden nicht durch fehlendes Potenzial oder Können zurückgehalten, sondern durch eine ineffektive Informationsverwaltung.

Dutzende Post-its, drei To-do-Listen und eine Festplatte, auf der die Dateien durcheinandergewürfelt sind, bieten keine Arbeitsumgebung, in der man produktiv arbeiten kann. Wer dann noch seine Termine größtenteils im Kopf behält und die eigenen Meeting-Notizen nicht mehr findet, muss viel Zeit darauf verwenden, die Unordnung aufzuräumen, bevor wirklich wichtige Arbeit erledigt werden kann.

Das Externe Gehirn automatisiert diese Prozesse. Alles hat seinen Platz und kann innerhalb von Sekunden aufgerufen werden, wenn es für die aktuelle Aufgabe wichtig ist. Dadurch ist man nicht nur entspannter – man muss schließlich nicht mehr alles gleichzeitig im Kopf behalten, wenn man weiß, dass im System nichts verloren geht –, sondern die eigene Arbeit verbessert sich auch.

Wir alle brauchen ein Externes Gehirn, um im 21. Jahrhundert durch die digitale Informationsflut nicht weggespült zu werden und sich innerlich zwischen den eigenen Projekten zu zerreißen. Ein externes Gehirn kann dabei helfen, das eigene Leben zu organisieren und dafür zu sorgen, dass wir bewusster und effektiver arbeiten.

Wie ist mein externes Gehirn aufgebaut?

Mein Externes Gehirn besteht aus einem E-Mail-Programm, einem Planungssystem, einer Notiz-App sowie einem Cloud-Speicher und meiner digitalen Fotomediathek.

Übersicht über mein Externes Gehirn
Übersicht über mein Externes Gehirn (App-Symbole sind Eigentum von Apple Inc., Crunchy Bagel Pty Ltd. bzw. Dynalist Inc.)

Über all diese Bestandteile habe ich auf meiner Website bereits Artikel veröffentlicht, die meine Systeme vorstellen und zeigen, wie du sie in dein Leben integrieren kannst. Du kannst direkt zu dem Teil meines Externen Gehirns springen, der dich am meisten interessiert oder für dich am relevantesten ist. Alternativ empfehle ich folgende Reihenfolge, wenn du bisher noch kein eigenes System hast und gerade erst startest:

  1. Planungsystem: „Wie ich mein Leben plane“
  2. Dateisystem: „Mein effizientes Dateisystem“
  3. E-Mail: „Mein stressfreies E-Mail-System“
  4. Notizverwaltung: „Wie ich meine Notizen organisiere“
  5. Tagebuch und Fotomediathek: „Mein effektives Tagebuch-System“
  6. Markdown-Vorlagen für mein Tagebuch: „Meine Obsidian-Vorlagen für mein Tagebuch“