Mein effizientes Dateisystem

Es gibt online unendlich viele verschiedene Formate, um seine Dateien zu benennen und zu speichern. Die meisten dieser Systeme sind aber komplex und zeitaufwändig. Das muss nicht sein!

Die Benennung und das Speichern von Dateien sollten so einfach und schnell wie möglich sein, damit man sich wieder wichtigeren Aufgaben widmen kann. Im Laufe der Zeit habe ich mein eigenes Dateisystem immer weiter verfeinert und werde dessen Grundprinzipien in diesem Artikel vorstellen. Das System orientiert sich am PARA-System von Tiago Forte und an der Johnny.Decimal-Technik.

Warum benennen wir Dateien?

Diese grundlegende Frage legt den Finger auf das Ziel aller Dateisysteme: Wir benennen Dateien und erstellen Ordner, damit wir unsere Dateien später wiederfinden können.

Im Zeitalter der KIs und Suchalgorithmen mag es verlockend erscheinen, die Dateien irgendwie abzuspeichern und später einfach nach ihnen zu suchen. Das mag funktionieren, aber diese Vorgehensweise hat zwei Nachteile. Erstens vergibt man die Chance, Querverbindungen zu finden (beispielsweise zwischen Dateien im gleichen Ordner oder Kontext, die einen an andere Aufgaben oder Ideen erinnern), und zweitens führt ein unaufgeräumter digitaler Arbeitsplatz zu innerer Unruhe.

Allerdings möchte niemand Stunden damit verbringen, Dateien zu kategorisieren. Dieser Zeitaufwand ist es nicht wert und die mentale Energie wäre an anderen Stellen besser investiert.

Das Ziel eines effizienten Dateisystems ist es also, die eigenen Dateien schnell bereitzustellen, ohne dass man dafür viel Zeit in deren Organisation investieren müsste.

Grundprinzipien der Dateiorganisation

Bevor ich mein Dateisystem vorstelle, gibt es drei Grundprinzipien, die man beachten muss, damit die Organisation von Dateien überhaupt eine Wirkung hat. Wenn du irgendetwas aus diesem Artikel in dein Leben übernimmst, dann sollten es diese drei Grundregeln sein.

1. Du musst Dateien und Ordner sofort korrekt benennen. Es ist natürlich in Ordnung, später etwas umzubenennen, aber du solltest die korrekte Benennung niemals auf später verschieben.
2. Du musst Dateien sofort im richtigen Ordner abspeichern, nicht erst auf dem Desktop oder im Downloads-Ordner. Alles andere führt dazu, dass deine Dateiorganisation langsam unterwandert wird.
3. Dein Dateisystem sollte maximal 3-4 Ordnerebenen haben. Ansonsten wird die Struktur des Systems zu komplex und das Speichern dauert zu lange.

Mein Dateisystem

Die erste Ordnerebene

Auf der ersten Ebene meines Dateisystems gibt es nur fünf Ordner, die sich am PARA-System von Tiago Forte orientieren. In meinem Artikel „Wie ich meine Notizen organisiere“ erkläre ich dieses System genauer.

• 0 Eingang. Hier können Dateien oder Notizen zwischengespeichert werden, an denen ich gerade arbeite oder für die es noch keinen Ordner gibt. Das ist die einzige Ausnahme der zweiten Grundregel. Dieser Ordner sollte einmal pro Woche aufgeräumt werden.
• 1 Projekte. Ordner für meine aktiven Projekte, an denen ich arbeite, und die ein konkretes Ziel haben.
• 2 Arbeitsbereiche. Ordner für dauerhafte Verantwortungsbereiche ohne klares Ziel, beispielsweise Haushalt, meine Website oder mein Studium.
• 3 Ressourcen. Ordner für mein Tagebuch, meine Literaturnotizen und Ideen zu meinen Interessenbereichen.
• 4 Archiv. Ordner für inaktive oder nicht mehr relevante Dateien aus den vorherigen Kategorien, die aber nicht gelöscht werden können oder sollen, beispielsweise abgeschlossene Projekte, Pressefotos, Finanzdokumente etc.

Diese Ordner auf der obersten Ebene sind von 0 bis 4 durchnummeriert, damit sie in der richtigen Reihenfolge angezeigt werden.

Weitere Ordnerebenen

Bis auf den Eingangs-Ordner enthalten alle Ordner der ersten Ebene Unterordner. Sie sind zwar unterschiedlich aufgebaut, aber die Benennung der verschachtelten Ordner ist immer gleich:

• Ordner auf der zweiten Ebene werden einstellig durchnummeriert und beginnen mit dem Buchstaben des übergeordneten Ordners. Danach folgt der Titel des Ordners. Es kann also maximal 9 Ordner auf dieser Ebene geben. Der erste Unterordner im Projekt-Ordner heißt beispielsweise „P1 Titel“ und der dritte Unterordner im Ressourcen-Ordner ist „R3 Titel“.
• Ordner, die auf der dritten Ebene liegen, behalten die Bezeichnung des vorherigen Ordners und werden zweistellig durchnummeriert. Es kann also bis zu 99 Ordner auf dieser Ebene geben. Die zweistellige Nummerierung ist durch einen Punkt abgetrennt. Beispielsweise könnte ein Ordner „P1.04 Titel“ heißen und wäre damit der vierte Unterordner im ersten Projektordner.
• Auf der nächsten Ebene liegen in 90 % der Fälle die Dateien. Sollte eine weitere Ordnerebene notwendig sein, was normalerweise höchstens im Archiv der Fall ist, dann wird ein weiterer Punkt ergänzt und der Ordner wird mit einem Buchstaben des Alphabets durchnummeriert (z. B. „A4.03.C“). Diese Ordner sollten aber die Ausnahme darstellen, damit das System nicht zu kompliziert wird.

Die Begrenzung der Ordner auf einer Ebene dient der Übersichtlichkeit und zwingt mich, mich auf die wirklich wichtigen Projekte etc. zu beschränken.

Der Vorteil der Ordnerbenennung ist, dass man auf jeder Ebene nachvollziehen kann, an welcher Stelle im Dateibaum man sich befindet. Wenn man sich die Nummern der Projekte oder Arbeitsbereiche merkt, kann man außerdem schneller zwischen ihnen navigieren und sie in anderen Dokumenten als Referenz nennen, beispielsweise in E-Mails. Das ist besonders nützlich, wenn man ein Cloud-Dateisystem mit anderen Menschen teilt.

Wie ich Dateien benenne

Die Benennung der Dateien selbst ist bei mir nicht so streng geregelt. Der Vorteil der strikten Ordnerbenennung ist, dass ich die Dateien allein dadurch sehr wahrscheinlich schnell finden werde. Damit ich trotzdem nicht alle Dateien in einem Ordner öffnen muss, um etwas Bestimmtes zu finden, und damit ich notfalls die Suchfunktion nutzen kann, benenne ich meine Dateien mit einem möglichst treffenden Titel, der wichtige Schlagworte enthält. Ein Projektbericht sollte beispielsweise das Wort „Projektbericht“ im Titel haben.

Bei Bedarf füge ich am Ende des Titels eine Versionsnummer an, zum Beispiel „Titel-v2“ für die zweite Version einer Datei. Das mache ich aber nur, wenn ich entweder alle Varianten der Datei behalten möchte oder wenn die Version wichtig ist, beispielsweise wenn ich ein überarbeitetes Dokument mit anderen Menschen teile.

Manchen Dateien stelle ich außerdem eine Datumsangabe voraus. Das gilt besonders für Rechnungen und zeitsensible Dateien, von denen es in einem Projekt mehrere gibt. Je nach Datei sieht die Datumsangabe so aus:

• Jahresangabe. Für Dateien wie Jahresübersichten oder Steuererklärungen reicht die Jahresangabe aus, weil sie nur einmal pro Jahr erstellt werden (z. B. „2023 Steuererklärung“).
• Monats- und Jahresabgabe. Für Gehaltsabrechnungen, monatliche Berichte oder andere Dateien ergänze ich Monat und Jahr. Das Jahr steht dabei vorne, damit die Dateien chronologisch sortiert werden (z. B. „2023-11 Monatsbericht“).
• Vollständiges Datum. Tagebucheinträge, Rechnungen und andere sehr zeitsensitive Dateien werden mit dem vollständigen Datum versehen. Das gilt auch, wenn in einem Ordner schon viele Dateien aus dem gleichen Monat und Jahr sind, sie aber chronologisch sortiert werden sollen (z. B. „2023-11-01 Täglicher Datenexport“).

Wie man mit diesem System anfängt

Die anfängliche Einrichtung des Systems dauert mit einem einfachen Trick ebenfalls nicht lange: Verschiebe alle deine derzeitigen Dateien in einen Ordner im Archiv und sortiere nur die Dateien in die neue Ordnerstruktur ein, an denen du momentan aktiv arbeitest oder die für deine Arbeit notwendig sind. Die Chancen stehen gut, dass du die alten Dateien sowieso nur selten brauchst und sie später oder einfach gar nicht umsortieren kannst. Außerdem musst du nicht sofort ein vollständiges Dateisystem mit vielen leeren Ordnern erstellen, sondern kannst sie dynamisch wachsen lassen, während du arbeitest.

Wichtig ist, dass man neben den Namenskonventionen unbedingt die drei Grundregeln der Dateiorganisation einhält, damit das System keine übermäßige Pflege und Aufräumarbeiten benötigt. Wer diese Regeln beherzigt, wird jederzeit ein aufgeräumtes und funktionales Dateisystem haben, mit dem man effizient arbeiten kann.