Mein stressfreies E-Mail-System

Ein E-Mail-System muss so einfach, schnell und zuverlässig wie möglich sein. Außerdem sollte es dazu beitragen, dass die Bearbeitung von Nachrichten nicht den Großteil des Arbeitstages in Anspruch nimmt und Stress vermeiden, der bei so vielen Menschen untrennbar mit E-Mails verbunden ist. Ich selbst erhalte derzeit (im September 2024) als Studierender noch vergleichsweise wenige E-Mails, dafür muss ich aber verschiedene Accounts in völlig unterschiedlichen Kontexten abrufen: neben meinen privaten E-Mails erhalte ich Nachrichten auf meiner Uni-, Arbeits- und Fachschaftsadresse.

Die Grundlagen meines E-Mail-Systems sind simpel. Alle E-Mails kommen in Apple Mail in einem gesammelten Eingang an, lösen aber keine Benachrichtigungen aus. Einzelne, wichtige Konversationen können bei Bedarf gesondert „laut geschaltet“ werden, sodass für diese E-Mails eine Benachrichtigung erscheint. Ich versuche, meine E-Mails nur ca. zweimal pro Tag zu kontrollieren. Das Ziel ist es, am Ende des Arbeitstags einen leeren Posteingang zu haben. Wenn ich in Zukunft deutlich mehr E-Mails erhalten sollte, ist es aber wahrscheinlich sinnvoller, diesen Zeitraum auf das Ende der Arbeitswoche auszuweiten.

Um meine Nachrichten zu verwalten, habe ich verschiedene Postfächer angelegt, die als Ordner für E-Mails dienen. Neben den automatisch erstellten Postfächern habe ich folgende Ordner angelegt:

Aus diesen Postfächern ergibt sich ein einfacher Arbeitsablauf, den jede neue E-Mail durchläuft. Mit diesem Vorgehen können eingehende E-Mails innerhalb von Sekunden kategorisiert und bearbeitet werden. Die Bearbeitung ist außerdem auch auf Mobilgeräten möglich, sodass ich direkt mit der Beantwortung von E-Mails beginnen kann, wenn ich wieder am Computer bin.

Mein E-Mail-Workflow
Mein E-Mail-Workflow
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Die erste Frage bei jeder eingehenden E-Mail lautet: Ist eine Aktion erforderlich? Falls nein, wird die E-Mail entweder als Referenz im Archiv gespeichert oder direkt gelöscht. Wenn eine Aktion erforderlich ist, erledige ich sie sofort, wenn sie weniger als zwei Minuten dauert. Bei längeren Aufgaben verschiebe ich die E-Mail ins Aktion-Postfach und erstelle eine Aufgabe in meiner To-do-Liste, damit ich später darauf zurückkommen kann. Nach der Bearbeitung der E-Mail wird diese aus dem Aktion- ins Warten-Postfach (falls ich auf eine Antwort warte) oder ins Archiv (falls die Konversation mit meiner Antwort beendet ist) verschoben.

Referenzmaterial, das man per E-Mail erhalten hat, muss nicht zwingend im Archiv-Postfach gespeichert werden. Gerade große Dateianhänge, Tickets und Links zu Videokonferenzen sind an anderen Stellen besser aufgehoben. Dateien lege ich normalerweise direkt in meinem Cloud-Speicher ab, während Tickets im digitalen Wallet gespeichert und Videokonferenz-Links im Kalender an den jeweiligen Termin angehängt werden.

Ich bin gespannt, wie sich ein höheres E-Mail-Volumen auf mein E-Mail-System auswirken wird. Sollte sich dadurch etwas an meinem System verändern, werde ich diesen Artikel aktualisieren. Gerade für Studierende und Personen, die nicht übermäßig viele E-Mails erhalten, eignet sich dieses einfache System aber gut.