Mein stressfreies E-Mail-System

03. Oktober 2024 · 3 Min. Lesezeit

Ein E-Mail-System muss so einfach, schnell und zuverlässig wie möglich sein. Außerdem sollte es dazu beitragen, dass die Bearbeitung von Nachrichten nicht den Großteil des Arbeitstages in Anspruch nimmt, und Stress vermeiden, der bei so vielen Menschen untrennbar mit E-Mails verbunden ist.

Im Studium verursachen E-Mails meist noch nicht so viel Arbeit, dafür werden darüber aber meist von der Universität oder anderen Institutionen zeitkritische, wichtige Informationen weitergegeben, beispielsweise Abgabefristen oder Aufgaben. Zudem müssen Studierende den Überblick über verschiedene private, universitäre und ggf. Arbeits-E-Mail-Adressen behalten.

Mir geht es derzeit (im September 2024) ähnlich: Durch mein Studium und ehrenamtliches Engagement erhalte ich bereits relativ viele E-Mails in sechs verschiedenen Postfächern und völlig unterschiedlichen Kontexten.

Die Grundlagen meines E-Mail-Systems sind simpel. Wir sollten einen E-Mail-Client für alle unsere E-Mail-Postfächer nutzen, um alle E-Mails auf einen Blick sehen zu können. Eine Ausnahme stellen ggf. Arbeits- oder geteilte Konten dar. Auf keinen Fall sollten wir E-Mails über die Webmail-Oberfläche abrufen, da diese oft unhandlicher als E-Mail-Clients ist. Bei mir kommen alle privaten, universitären und arbeitsbezogenen E-Mails in Apple Mail an, während geteilte Konten in Mozilla Thunderbird verwaltet werden.

Eine weitere wichtige Grundlage ist, dass eintreffende E-Mails keine Benachrichtigung auslösen sollten. Einzelne, wichtige Konversationen können bei Bedarf gesondert „lautgeschaltet“ werden, sodass für diese E-Mails eine Benachrichtigung erscheint. Ich versuche, meine E-Mails nur ca. zweimal pro Tag zu kontrollieren, ohne dazwischen von Benachrichtigungen abgelenkt zu werden. Das Ziel ist es, am Ende des Arbeitstags einen leeren Posteingang zu haben. Wenn ich in Zukunft deutlich mehr E-Mails erhalten sollte, ist es aber wahrscheinlich sinnvoller, diesen Zeitraum auf das Ende der Arbeitswoche auszuweiten.

Um meine Nachrichten zu verwalten, habe ich verschiedene Postfächer angelegt, die als Ordner für E-Mails dienen. Das ist besonders bei geteilten Postfächern nützlich, da der aktuelle Arbeitsstand für alle zugreifenden Personen sichtbar ist. Neben den automatisch erstellten Postfächern habe ich folgende Ordner angelegt:

• Aktion-Postfach: In diesem Postfach lege ich E-Mails ab, die von mir noch bearbeitet und/oder beantwortet werden müssen. In geteilten Postfächern kann ggf. für jede Einzelperson ein solches Aktions-Postfach angelegt werden.
• Warten-Postfach: Bei den hier abgelegten E-Mails warte ich auf eine Antwort bzw. auf die Bearbeitung durch eine andere Person. Durch das Sammeln in einem gemeinsamen Ordner und die regelmäßige Überprüfung des Postfachs kann ich Personen bei Bedarf daran erinnern, auf meine E-Mail zu reagieren.
• Archiv: In diesen Ordner verschiebe ich alle erledigten E-Mails, die ich zu Referenzzwecken aufbewahren möchte. E-Mails, die nicht mehr relevant sind, zum Beispiel abgelehnte Termineinladungen oder Links zu vergangenen Videokonferenzen, werden gelöscht.

Aus diesen Postfächern ergibt sich ein einfacher Arbeitsablauf, den jede neue E-Mail durchläuft. Mit diesem Vorgehen können eingehende E-Mails innerhalb von Sekunden kategorisiert und bearbeitet werden. Die Bearbeitung ist außerdem auch auf Mobilgeräten möglich, sodass ich direkt mit der Beantwortung von E-Mails beginnen kann, wenn ich wieder am Computer bin.

Die erste Frage bei jeder eingehenden E-Mail lautet: Ist eine Aktion erforderlich? Falls nein, wird die E-Mail entweder als Referenz im Archiv gespeichert oder direkt gelöscht. Wenn eine Aktion erforderlich ist, erledige ich sie sofort, wenn sie weniger als zwei Minuten dauert. Bei längeren Aufgaben verschiebe ich die E-Mail ins Aktion-Postfach und erstelle eine Aufgabe in meiner To-do-Liste, damit ich später darauf zurückkommen kann. Nach der Bearbeitung der E-Mail wird diese aus dem Aktion- ins Warten-Postfach (falls ich auf eine Antwort warte) oder ins Archiv (falls die Konversation mit meiner Antwort beendet ist) verschoben.

Referenzmaterial, das man per E-Mail erhalten hat, muss nicht zwingend im Archiv-Postfach gespeichert werden. Gerade große Dateianhänge, Tickets und Links zu Videokonferenzen sind an anderen Stellen besser aufgehoben. Dateien lege ich normalerweise direkt in meinem Cloud-Speicher ab, während Tickets im digitalen Wallet gespeichert und Videokonferenz-Links im Kalender an den jeweiligen Termin angehängt werden.

Ich bin gespannt, wie sich ein höheres E-Mail-Volumen auf mein E-Mail-System auswirken wird. Sollte sich dadurch etwas an meinem System verändern, werde ich diesen Artikel aktualisieren. Gerade für Studierende und Personen, die nicht übermäßig viele E-Mails erhalten, eignet sich dieses einfache System aber gut.