Die Organisation des digitalen Lebens ist heute wichtiger denn je. Während es für E-Mails und Dateien schon lange Organisationssysteme gibt, befindet sich die Software der digitalen Notizen noch in den Anfängen.
Ich zwar der Meinung, dass ein System unabhängig von einem Programm sein sollte, um es über Jahre und Jahrzehnte nutzen zu können. Trotzdem ist es wichtig, ein passendes Programm zu finden. Auf meiner Suche bin ich auf Obsidian gestoßen. Obsidian verarbeitet Notizen im Markdown-Format. Das bedeutet, dass Dateien als reiner Text gespeichert werden, dessen Syntax von jedem Textverarbeitungsprogramm interpretiert werden kann.
In meinem „Second Brain“[1] sammle und verarbeite ich alle Notizen. Alles, was keine Datei oder E-Mail ist und nicht gelöscht werden kann, wandert hierher.
In diesem Artikel erfährst du mehr über die Pflege Ihres digitalen Werkzeugkastens.
Ich glaube nicht, dass du mein System eins zu eins übernehmen kannst, und ich bin überzeugt, dass ich es im Laufe der Zeit verändern werde. Deswegen möchte ich dich nicht von einer bestimmten Herangehensweise überzeugen. Ganz im Gegenteil: Hinterfrage meine Vorgehensweise!
Wenn du dich kritisch mit meinem Ansatz beschäftigst, wird sich zeigen, welches System zu dir passt. Begehe jedoch nicht diese häufigen Fehler beim Second Brain.
Meine Ordnerstruktur bewegt sich zwischen den zwei Lagern, die es in der Gemeinschaft der digitalen Notizen gibt. Manche schwören auf eine strikte Ordnerstruktur, andere legen gar keine Ordner an und nutzen nur die Verlinkungen von Notizen, die in Obsidian durch [[zwei eckige Klammern]] erstellt werden.
Die Hauptordner habe ich mit den Zahlen eins bis fünf gekennzeichnet. An diesen Ordnern orientiert sich auch die Struktur dieses Artikels. Die Hauptkategorien haben jeweils mehr oder weniger Unterordner.
Auf die Gefahr hin, dich zu erschlagen: Dies ist meine Ordnerstruktur, die ich in diesem Artikel detailliert erklären werde.
Projekte
In diesem Ordner speichere ich alle Notizen, die mit aktuell laufenden Projekten zu tun haben. Die Länge dieser Notizen schwankt sehr stark und sie werden gelöscht oder archiviert, wenn das Projekt abgeschlossen wird.
Deswegen ist der Inhalt dieses Ordners, inklusive der Unterordner, sehr wechselhaft. Hier findet man oft Einfälle oder Brainstorming-Ideen.
Aufgabenbereiche
In diesem Ordner speichere ich alle Notizen, die mit einem meiner Lebensbereiche zu tun haben. Diese Notizen sind etwas permanenter als die Projekt-Notizen, aber verändern sich trotzdem regelmäßig.
Meistens speichere ich hier Ideen zu einem bestimmten Thema, zum Beispiel meiner Website, bevor ich sie im Rahmen eines Projekts umsetze. Es kommt häufig vor, dass Aufgabenbereichsnotizen früher oder später in Projekt-Notizen umgewandelt werden.
Im Ordner „Networking“ speichere ich meine Notizen zu den Personen, mit denen ich im Kontakt stehe. Das klingt jetzt mehr nach Spionage als es sollte! Die Notizen bestehen nur aus Kontaktdaten und einigen Stichworten. Wenn mir jemand sagt, dass er einen bestimmten Wunsch hat, schreibe ich ihn auf, damit ich zum Beispiel in der Weihnachtszeit darauf zurückkommen kann.
Sollte ich mich je in der Situation wiederfinden, jemanden empfehlen zu dürfen, der X in der Umgebung Y macht, kann ich meine Notizen leicht filtern. Außerdem kann ich die Personen in meinem Tagebuch (siehe unten) verlinken.
Ich unterteile meine Kontakte in Gruppen: Familie, Freunde, Bekannte, Schulzeit, Universität und Unternehmen. Alle anderen Personen, größtenteils Autoren, kommen unsortiert in den Ordner. Da Obsidian Ordner ganz oben anzeigt, behalte ich die Übersicht.
Warum man ein solches Logbuch führen sollte beschreibe ich im Artikel „Wie man sich an sein Leben erinnern kann“.
Ressourcen
Diese Notizen sind permanent und stellen den Grundbaustein meines Wissens dar. Sie sind die Ressourcen für mein Denken. Wegen dieser Sammlung lese ich mehr und besser.
Hier finden sich meine Literaturnotizen, in denen ich Bücher zusammenfasse. Ähnliche Bücher verlinke ich außerdem untereinander. Wenn du mehr über meine Buchnotizen erfahren möchtest, kannst du meinen Artikel „Eine Wissenssammlung anlegen“ lesen.
Im „Permanente Notizen“-Ordner speichere ich Hauptaussagen und grundlegende Erkenntnisse, die ich aus verschiedenen Quellen zusammentrage. Ein Beispiel wäre die 2-Minuten-Regel.
Mein digitales Tagebuch enthält meine Wochen- und Jahresübersichten ab dem Jahr 2020. Die aktuelle Wochenübersicht ist noch nicht in den Jahresordner einsortiert, damit ich auf sie zugreifen kann. Meine Tagesübersichten fertige ich handschriftlich an.
Meine Tagebuchroutine und was Tages-, Wochen- und Jahresübersichten sind beschreibe ich im Detail in meinem Artikel „Rückblick auf das eigene Leben“.
Außerdem befinden sich hier meine Checklisten, die ich für Routinen verwende. Zum Beispiel habe ich eine Checkliste für die Veröffentlichung von Artikeln auf dieser Website.
Archiv
Es hat einen Grund, warum dieser Ordner in der Liste ganz unten ist: Ich benutze ihn nie aktiv. Hier werden die Vorlagen für Notizen, zum Beispiel für eine Wochenübersicht, gespeichert, damit ich nicht die Struktur jeder Notiz neutippen muss.
In einem Unterordner finden sich die Anhänge (z. B. Bilder und PDF-Dateien), die ich in meinen Notizen einbette.
Fazit
Mein System ist nicht so komplex, wie es auf den ersten Blick erscheint. Jede Notiz hat einen Platz, sodass keine Unordnung entsteht.
Wie am Anfang geschrieben: Es geht nicht darum, dass du mein System übernimmst. Reflektiere, welche Ansprüche du an deine Notizen hast und lasse dich von meinem und dem System anderer Menschen inspirieren!
Ich hoffe, dass du dich inspirieren lassen konntest. Falls ja, kannst du gern die Artikel lesen, die ich im Laufe dieses Textes verlinkt habe, um tiefer in die Thematik einzusteigen.
Ich bin der Überzeugung, dass ein Notizsystem immer wichtiger wird und dir im Privat- und Berufsleben Vorteile bringen wird. Die Mühe und der Aufwand sind die Belohnung auf jeden Fall wert!
Fange klein an und baue dir dann Schritt für Schritt dein individuelles Organisationssystem!
Fußnoten
[1] Dieser Begriff wurde von Tiago Forte geprägt, der einen gleichnamigen Onlinekurs unterrichtet.