Ich habe vor Kurzem neue Projekte in Angriff genommen und dabei gemerkt, dass jedes Projekt neben einer Checkliste auch einen eigenen Projektordner braucht. Ob dieser Ablageort digital oder analog ist, kommt auf die Arbeitsweise an.
Einen klar definierten Ort für Dokumente, Bilder, Textschnipsel und andere Informationen zu haben, die mit einem Projekt verwandt sind, ist aus drei Gründen unverzichtbar.
Ordnung
Wenn jedes Projekt einen Ablageort hat bildet sich weniger Chaos. Man weiß jederzeit, wo eine Datei gespeichert wurde und wie man sie finden kann. Außerdem muss man nicht über eine Ordnerstruktur nachdenken, da sie sich von allein ergibt.
Ein weiterer Vorteil ist, dass man durch diese Struktur gezwungen wird, sich bewusst zu machen, an welchen Projekten man gerade arbeitet. Gleichzeitig kann man schneller zwischen Projekten wechseln.
Geistige Ruhe
Hätte ich für meine Projekte keinen Ablageort gehabt, hätte ich mich mental unruhig und gestresst gefühlt. Die Gewissheit, dass nichts verloren geht, ist sehr beruhigend. Außerdem mag ich es, einen (groben) Plan zu haben, sodass mir eine Projektliste sehr zusagt.
In den Projektordnern kann man seine Dokumente mehr oder weniger streng ordnen. Wichtig ist nur, dass sie alle in einem gemeinsamen Ordner abgelegt werden, der nach dem Projekt benannt ist. Durch diese strukturelle bzw. administrative Ordnung entsteht dann geistige Ruhe und Klarheit.
Verbindungen
Wenn Dateien quer über die Festplatte verstreut sind, entsteht nicht nur Chaos, sondern man übersieht auch Verknüpfungen zwischen verschiedenen Aufgaben und Projekten. Durch Projektordner werden alle Dateien für einen Aufgabenbereich zusammengefasst.
Man erkennt dadurch Verbindungen schneller und entdeckt neue Möglichkeiten, eine Aufgabe besser, schneller oder eleganter zu lösen. Außerdem können Projekte untereinander verglichen werden, wodurch ebenfalls neue Verknüpfungen auffallen. Trotzdem müssen Projekte manchmal abgebrochen werden.
Zusammenfassend birgt das System der Projektordner also große Vorteile, die administrativer, mentaler und kreativer Natur sind. Allerdings reicht ein Ordner allein nicht aus: Jedes Projekt braucht auch eine Checkliste.
Durch dieses System werden sich deine Dateien und Projekte besser verknüpfen und entfalten. Wenn du jetzt noch gute Notizen anfertigst, dann wirst du mehr Ideen generieren und deinen Arbeitsfluss besser unter Kontrolle haben als je zuvor.