Wir müssen heute alle parallel an verschiedenen Projekten arbeiten, die unterschiedliche Anforderungen an uns haben. Es ist heute schwerer denn je, den Fokus auf eine einzige Aufgabe zu lenken, da zeitgleich zahllose andere Verpflichtungen warten.
Es ist daher unvermeidlich, dass wir an einem Arbeitstag zwischen verschiedenen Projekten und Aufgabenbereichen wechseln müssen. Aber wie schaffen wir das, ohne jedes Mal hohe Opportunitätskosten zahlen zu müssen, wenn wir uns einer anderen Aufgabe zuwenden? In diesem Artikel stelle ich einige Techniken vor, die das Wechseln zwischen Projekten erleichtern.
Hemingway-Brücke
Diese Technik wurde vom Autor Ernest Hemingway angewandt und funktioniert folgendermaßen: Am Ende einer Arbeitsperiode (entweder kurz vor dem Ende der Arbeit oder kurz vor dem Wechsel zu einem anderen Projekt) fängt man an, nach einer geeigneten Stelle zum Aufhören zu suchen. An dieser Stelle sollte man nicht vollkommen ausgebrannt sein und wissen, was als nächstes zu tun ist. Diese nächsten Schritte schreibt man dann in kurzen Stichworten auf, entweder direkt ins aktuelle Dokument oder in einen Aufgabenmanager.
Mit dieser Technik stellt man sicher, dass man zum einen nicht ausbrennt oder sich verausgabt und dass man zum anderen bei der nächsten Projektarbeitsphase sofort weiß, wo man weiterarbeiten sollte. Somit fällt es leichter, wieder zurück in den Flow-Zustand zu finden und die Opportunitätskosten werden verringert, weil man nicht erst herausfinden muss, was der nächste Schritt ist.
Projekt-Roadmap
Eine Projekt-Roadmap ist im Grunde eine Erweiterung der Hemingway-Brücke. Während man bei letzterer Technik darauf angewiesen ist, dass sich zum Ende der Arbeitsperiode zufällig eine gute Stelle zum Aufhören findet, kann man das mit der Projekt-Roadmap planen. Beispielsweise kann man das Projekt in Meilensteine oder Phasen unterteilen und diese dann auf die Arbeitszeit aufteilen, sodass man in einem Arbeitsabschnitt einen Meilenstein abschließt, während die nächsten Schritte bereits geplant sind.
Außerdem bieten Projekt-Roadmaps einen besseren Überblick über das gesamte Projekt, da man bereits erledigte sowie weit in der Zukunft liegende Aufgaben sieht. Dadurch kann man nicht nur den bisherigen Verlauf des Projekts nachvollziehen und rekapitulieren, sondern auch die Zukunft genauer planen und sicherstellen, dass man, egal wie oft man zwischen Projekten wechselt, immer die korrekten Meilensteine, Ziele und Absichten im Kopf hat.
Man sollte allerdings trotzdem im Kopf behalten, dass sich Projekt-Roadmaps ändern können und sollten, wenn man mehr Erfahrung und Informationen gesammelt hat.
Eine Materialsammlung haben
Man sollte die Ressourcen, die man zur Bearbeitung eines Projekts braucht, an einem Ort sammeln, um schnell darauf zugreifen zu können. Wenn man nicht nur zwischen vollkommen verschiedenen Projekten wechseln, sondern auch noch die benötigten Dateien zusammensuchen muss, dann multiplizieren sich die Opportunitätskosten.
In diesem Artikel habe ich genauer erklärt, warum man Projektordner braucht. Wie ein solches System aussehen könnte zeige ich in meinem Artikel „Wie ich meine Notizen organisiere“. Für diese Materialsammlungen eignet sich das von Tiago Forte vorgestellte Second Brain-System.