Wie jedes System braucht auch unsere digitale Arbeitsumgebung eine regelmäßige Wartungsroutine, damit sie reibungslos funktioniert. Diese Systempflege nehme ich einmal wöchentlich vor. Meiner Erfahrung nach ist das der Zeitraum, in dem das Chaos nicht zu groß geworden ist, um es in einigen Minuten zu sortieren. Meine Routine dauert circa 15 Minuten, zusätzlich schreibe ich dann noch meine Tagebuch-Wochenübersicht, sodass der gesamte Ablauf ungefähr 45 Minuten pro Woche dauert.
Vorteile der Systempflege
Der größte Vorteil einer Wartungsroutine ist, dass man den eigenen Werkzeugkasten aufräumt, sodass er weiterhin reibungslos funktioniert. Liegengebliebene Aufgaben, lose Gedanken und Unordnung werden erfasst oder beseitigt, sodass man die neue Woche mit einem „frischen“ System starten kann. Langfristig zahlt sich dieser Zeitaufwand aus, da das System weniger ablenkend und ordentlicher ist.
Außerdem wird man gezwungen, einen Schritt zurückzutreten und langfristig zu denken. Wenn man den Kalender der nächsten Woche(n) überprüft, fällt es leichter, gewisse Termine zu hinterfragen. Wenn man seine Jahresziele durchliest fällt eher auf, wo man noch von ihnen abweicht. Durch die Aufräumroutine erhebt man sich einmal wöchentlich über die täglichen Aufgaben und erweitert das eigene Blickfeld.
Ablauf meiner Systempflege
Eine Wartungsroutine muss zwei Eigenschaften haben: Sie muss einfach (schnell zu erledigen) sein und alle Hauptbestandteile des eigenen Systems überprüfen bzw. aufräumen. Für tiefergreifende Aufräumaktionen sollte man eine längerfristige Routine entwickeln, beispielsweise einmal pro Quartal oder Jahr. Diese Routine kann dann aufwändiger sein und über mehrere Tage verteilt werden. Die wöchentliche Systempflege muss hingegen so einfach wie möglich sein.
Meine Routine besteht derzeit aus den folgenden Aufgaben:
- Aufräumen meiner physischen Arbeitsumgebung
- Digitale Eingangsordner meines Dateisystems, Aufgabenmanagers und Notizprogramms überprüfen und sortieren
- Meine derzeitigen Projekte überprüfen (ggf. abgeschlossene Projekte archivieren, neue erstellen oder Aufgaben zu bestehenden hinzufügen)
- Meine Jahresziele durchlesen und überprüfen, ob ich von ihnen abweiche
- Die nächste Woche mit ihren Terminen und Aufgaben in meinem Kalender planen
- Meine technischen Geräte warten (Updates installieren, Backups erstellen, Geräte neustarten etc.)
Diese Schritte stellen sicher, dass mein System drei Grundsätze erfüllt, wodurch nicht nur meine digitale Arbeitsumgebung für die nächste Woche bereit ist, sondern auch ich:
- Die Hardware meines Systems ist funktionstüchtig und auf dem neuesten Stand.
- Mein System wurde von den liegengebliebenen Resten der letzten Woche bereinigt.
- Mein System wurde durch die Planung auf die kommende Woche vorbereitet.
Individualisierung
Die genauen Bestandteile der Systempflege sollten individuell auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Vielleicht möchtest du zusätzlich deinen E-Mail-Eingang aufräumen oder deine „Später lesen“-Liste durchgehen. Es ist wichtig, dass du eigene Systembestandteile hinzufügst und Irrelevantes streichst.
Außerdem solltest du die Reihenfolge der Aufgaben und die Häufigkeit der Routine an deine Bedürfnisse anpassen. Wenn dir einmal pro Woche zu häufig ist, funktioniert vielleicht eine zweiwöchentliche oder monatliche Routine für dich besser. Achte nur darauf, dass das Chaos nicht zu groß wird und die Routine nicht zu lange dauert.
Das Wichtigste der Systempflege sind nicht ihre Bestandteile oder deren Reihenfolge, sondern dass du sie regelmäßig erledigst. Regelmäßigkeit und Gründlichkeit sollten deine Hauptziele sein, denn nur so können sich die Vorteile der Wartungsroutine entfalten.