Das Second Brain-Konzept von Tiago Forte hat vielen Menschen geholfen, ihr Wissen zu organisieren. Ich bin durch seine YouTube-Videos und sein Buch auf das System aufmerksam geworden.
Trotzdem gibt Missverständnisse, die immer wieder auftreten. Dieser Artikel stellt die fünf häufigsten Fehler und ihre Lösungen vor.
1. Fehler: „Das Second Brain besteht aus einer einzigen App“
Obwohl die Notiz-App der Grundstein des Systems ist, sollte man nicht alles in dieses Programm integrieren. Das Dateisystem des Computers, der Kalender, die To-do-Liste, das E-Mail-Programm und Projektmanagement-Software gehören ebenso zum Second Brain.
Immer mehr Programme versuchen, möglichst viele Funktionen zusammenzufassen. „Notion“ verspricht beispielsweise, durch seine individualisierbaren Dashboards Notizen, Kalender, To-do-Listen und Projektmanagement zusammenzuführen. Statt Arbeitsabläufe zu vereinfachen erschafft man dadurch langsame und überladene Programme. Stattdessen solltest du dein Second Brain auf monofunktionalen und langlebigen Programmen aufbauen.
2. Fehler: „Projekte und Arbeitsbereiche sind dasselbe“
Im P.A.R.A.-System von Tiago Forte gibt es die Hauptkategorien „Projekte“, „Arbeitsbereiche“, „Ressourcen“ und „Archive“.
Ressourcen sind alle Wissensbausteine, die gerade nicht aktiv benötigt werden, aber in naher Zukunft bei neuen Vorhaben zum Einsatz kommen können. Im Archiv werden erledigte Projekte und Dateien abgelegt, falls man in Zukunft erneut auf sie zugreifen möchte.
Bei Projekten und Arbeitsbereichen ist die Unterscheidung schwieriger.
Jedes Vorhaben, das mehr als einen Arbeitsschritt umfasst, ist ein Projekt. Du hast ein klares Ziel und eine Frist, innerhalb der man sie abhaken möchte.
Arbeitsbereiche haben kein klares Ziel und können nicht als erledigt markiert werden. Du stellst einen Standard dar, den man über unbestimmte Zeit aufrechterhalten möchte.
Die Unterscheidung dieser Kategorien ist wichtig, damit man definieren kann, welche Ziele man erreichen möchte. Einen Artikel für diese Website zu schreiben ist ein Projekt, während Schreiben oder Website Arbeitsbereiche sind.
Oft legen Arbeitsbereiche die Grundlage für neue Projekte, sodass man neue Vorhaben nie vollkommen unvorbereitet beginnt. Mal braucht ein Arbeitsbereich mehr Aufmerksamkeit, mal muss man ein Projekt zu Ende bringen, um die Frist einzuhalten.
3. Fehler: „Das Arbeitstempo sollte immer gleich sein“
In der Produktivitätswelt gibt es zwei Arbeitstempi, die sich grundlegend unterscheiden.
Der Sprint beschreibt das fokussierte Arbeiten an einem Projekt, durch das man großen Fortschritt erzeugt – allerdings unter hohem Energieeinsatz. Diese Arbeitsweise ist nur kurzfristig umsetzbar.
Der Slow Burn hingegen ist ein langfristiges, energiearmes Arbeiten an Standards und Arbeitsbereichen. Durch Nachdenken reifen Ideen heran, die zu einem neuen Projekt in der Sprintphase werden können.
Diese beiden Arbeitsweisen wechseln sich wie Zyklen ab – können sich aber in verschiedenen Projekten und Arbeitsbereichen überlagern. Beispielsweise kannst du dich in einem Projekt deiner Arbeit in der Sprintphase befinden, während du in deiner Freizeit im Slow Burn über eine philosophische Idee für Ihren Blog nachdenkst.
Du solltest darauf achten, sich nicht zu oft in der gleichen Phase zu befinden, um weder auszubrennen, noch zu wenige Fortschritte zu erzielen.
4. Fehler: „Die Organisation des Second Brain muss perfekt sein“
Ein Second Brain erscheint viel Organisation und Ordnung zu erfordern. Durch das P.A.R.A.-System von Tiago Forte ist allerdings das Gegenteil der Fall!
Du solltest deine Notizen, Dateien, E-Mails etc. nicht zu streng sortieren. Ordne nicht der Ordnung willen! Kontrolliertes Chaos ist wichtig, um Verbindungen zwischen Ideen zu finden.
Stattdessen solltest du Informationen nach ihrer Handlungsfähigkeit sortieren. Frage dich: In welchem Kontext und zu welchem Zweck möchte ich diese Information wiederfinden? Hier kannst du lesen, wie ich meine Notizen organisiere.
5. Fehler: „Das Second Brain ist statisch und verändert sich nicht“
Das externe Gehirn ist kein starres Gebilde, dem sich deine Gedanken anpassen müssten. Im Gegenteil: Das Second Brain passt sich Ihren Ideen, Interessen und Gewohnheiten an.
Doch es braucht, wie jedes System, eine gewisse Pflege. Gewöhne dir deswegen das Ritual einer Wochenübersicht an. Leere einmal wöchentlich deine Eingänge, räume liegen gebliebene Notizen oder Dateien auf und kontrolliere, wie du dein System verbessern kannst.
Dadurch stellst du sicher, dass dein externes Gehirn dir langfristig hilft, statt mit der Zeit immer schwerfälliger und störender zu werden.
Wenn du diese Missverständnisse verstanden hast, steht deinem eigenen Second Brain nichts mehr im Weg. Ich wünsche dir dabei viel Erfolg und vor allem Spaß!