Vorlagen sind eine tolle Erfindung, weil sie Arbeitsschritte beschleunigen können und vielseitig anwendbar sind.
Vorlagen lohnen sich in drei Fällen:
- Wenn man oft dasselbe tut oder schreibt
- Wenn man ein gleichbleibendes Layout oder Design braucht
- Wenn Schnelligkeit zählt
Im ersten Fall spart man Zeit, indem man zum Beispiel E-Mail-Vorlagen erstellt, mit denen man auf häufige Anfragen antworten kann. (Noch besser wäre es, die Antworten direkt auf der eigenen Website zu veröffentlichen.)
Im zweiten Fall stellt man sicher, dass das Unternehmenslayout und -design immer gleich aussieht oder man Tabellen gleich aufbaut. Dieses Grundgerüst muss dadurch nicht immer wieder neu erstellt oder überarbeitet werden.
Im dritten Fall beschleunigt man seine Arbeit, indem man mit Vorlagen arbeitet. Nummern, Anschriften, E-Mail-Adressen und andere Daten können so schnell eingefügt werden – und das ohne Fehleranfälligkeit.
Natürlich müssen diese Vorlagen erst einmal erstellt werden. In den meisten Fällen zahlt sich dieser einmalige Mehraufwand jedoch aus. Außerdem kann man oft alte Dokumente „recyclen“ und als Vorlage nutzen, indem man den vorhandenen Text mit Platzhaltern ersetzt oder entfernt. Manchmal müssen die Dateien dann in einem bestimmten Format gespeichert oder in einen speziellen Ordner verschoben werden – oder man kopiert sie einfach manuell.
Anwendungsbeispiele
Vorlagen lassen sich in fast allen Lebensbereichen anwenden, aber bei der digitalen Arbeit fällt dies am leichtesten. Am einfachsten ist es, für Nutzungsdokumente wie Checklisten Vorlagen zu erstellen, damit man sie immer wieder nutzen kann. Beispielsweise habe ich Vorlagen für die Tages-, Wochen- und Jahresübersichten in meinem Tagebuch.
Außerdem nutze ich Vorlagen bei Word, Excel und PowerPoint. In Word habe ich Vorlagen für Tagesordnungen, Protokolle, wissenschaftliche Arbeiten sowie für meinen persönlichen Briefkopf. In Excel habe ich eine Vorlage für mein Finanzhaushaltsbuch und in PowerPoint für mein Präsentationsdesign.
Diese Vorlagen erleichtern mir mein Leben sehr. Zum einen sehen meine Vorträge dadurch einheitlich aus und zum anderen muss ich das Grundlayout nicht immer wieder aufs Neue erstellen.
Zu guter Letzt nutze ich auch für diese Website Vorlagen: Den Code einer typischen Artikel-Seite habe ich als Preset gespeichert, sodass ich nur noch die spezifischen Metadaten und den Text des jeweiligen Artikels einfügen muss.
Ich hätte nie geglaubt, dass so etwas Simples wie Vorlagen mein Leben so vereinfachen würden. Dabei können Vorlagen vom Office-Programm über Notizapps bis hin zu Aufgabenmanagern und Code-Editoren überall eingesetzt werden.
Wenn du ab sofort überall wo es sich lohnt Vorlagen einsetzen würdest, auf welche wichtigen Dinge könntest du dich stattdessen konzentrieren und wie viel Fortschritt würdest du in der zurückgewonnenen Zeit erreichen?