Beim Aufschreiben von Notizen, Erinnerungen und Aufgaben zählt vor allem eins: Geschwindigkeit. Wenn das Notieren dieser Dinge zu lange dauert, wird es wahrscheinlicher, dass wir versuchen, uns Aufgaben oder Ideen zu merken. Das ist schlecht, denn unsere Gehirne sind nicht so gut darin, Informationen zuverlässig zu speichern, wie externe Medien.
Es ist egal, ob du ein analoges oder digitales System verwendest, um Informationen schnell aufzuschreiben. Bei jedem System geht es primär um Schnelligkeit.
Warum man Schnellnotizen braucht
Es gibt jeden Tag unzählige Situationen, in denen wir etwas schnell notieren müssen. Entweder haben wir gerade keine Zeit, eine ausführliche Notiz anzulegen, oder wir müssen eine Erinnerung aus dem Kopf bekommen, um uns auf etwas anderes zu konzentrieren. Gerade bei Gesprächen ist diese Funktion nützlich, um dem Gegenüber nicht das Gefühl zu geben, dass man ihm beim Notieren nicht beachten würde.
Außerdem sinkt durch die Geschwindigkeit der Schnellnotizen der Widerstand, etwas aufzuschreiben. Wenn Schnellnotizen einfach und zügig erstellt werden können, versuchen wir nicht mehr, uns eine Information zu merken anstatt sie aufzuschreiben. Externe Systeme sind viel besser darin, Dinge zuverlässig zu speichern, als unser Gehirn. Deswegen sollten wir einen Arbeitsablauf schaffen, Erinnerungen schnell zu speichern und Gehirnkapazitäten für andere Dinge freizuräumen.
Ein solches System kann analog sein, beispielsweise klassisch mit Notizblock und Stift, oder digital, zum Beispiel mit einem Tastaturkürzel.
Wie man das Aufschreiben beschleunigen kann
Es gibt einige Tricks, mit denen man das Aufschreiben beschleunigen kann, die sich allerdings vor allem auf digitale Systeme beziehen. Bei einem analogen Ansatz ist es wichtig, dass du Block und Stift immer bei dir trägst, damit du Informationen schnell aufschreiben kannst.
Bei digitalen Systemen solltest du folgendes beachten:
- Es sollte ein Tastaturkürzel oder eine Geste geben, mit der sofort eine Schnellnotiz erstellt wird.
- Der Titel der Notiz sollte nicht abgefragt werden, sondern automatisch eingestellt werden. Der Titel sollte das aktuelle Datum mit Uhrzeit und den Begriff „Schnellnotiz“ enthalten, damit man später beim Verarbeiten der Informationen die Notizen schneller finden kann.
- Der Speicherort der Notiz sollte ebenfalls automatisch festgelegt werden. Neue Notizen sollten standardmäßig im Eingang des Notiz- bzw. Dateisystems abgelegt werden.
- Die Notiz braucht kein ausgefallenes Layout. Es reicht, wenn man Absätze und Spiegelstriche einfügen kann, um mehrzeilige Listen zu erzeugen. Schnellnotizen sind primär zum Aufschreiben kurzer Informationen gedacht, um die derzeitige Tätigkeit nicht zu lange zu unterbrechen. Das Formatieren und Verarbeiten von Notizen findet zu einem späteren Zeitpunkt im Notizprogramm statt.
Mein Kurzbefehl für Schnellnotizen
Ich arbeite an meinem Mac und iPhone mit einem digitalen Kurzbefehl, um Schnellnotizen zu erstellen. Dabei nutze ich eine abgewandelte Version des Kurzbefehls von Thomas Mathoi.
Dieser Kurzbefehl funktioniert mit jedem Notizprogramm, das auf das lokale Dateisystem zugreifen kann (also beispielsweise Obsidian). Außerdem funktioniert der Kurzbefehl auch auf iPhones.
Der Vorteil ist, dass sich so ein global gültiger Tastaturkurzbefehl bzw. eine Geste auf dem iPhone festlegen lässt, sodass ich von überall Notizen erstellen kann, ohne das Programm wechseln zu müssen.