Wie man Projekte plant

Projektmanagement ist eine wichtige Fähigkeit, die nicht nur im Studium, sondern auch in so gut wie allen Berufen erforderlich ist. Projekte brauchen, egal ob sie allein oder in einer Gruppe bearbeitet werden, eine Organisationsstruktur. Zu Beginn des Projekts müssen dabei die Ziele, die Projektplanung und bei Teamarbeit die Regeln der Zusammenarbeit geklärt werden.

Projektmanagement beschreibt das systematische Vorgehen bei der Bearbeitung eines Projekts. Das Projekt-Dreieck beschreibt dabei, welche Kenngrößen bei der Planung berücksichtigt werden müssen:

• Das Ergebnis: Das Projekt hat ein gewisses Ziel, das in einer bestimmten Qualität erreicht werden soll oder muss.
• Die Ressourcen: Zur Erreichung des Projektziels stehen beispielsweise ein finanzielles Budget, eine gewisse Zeit oder andere begrenzte Mittel zur Verfügung.
• Die Termine: Die meisten Projekte haben extern festgelegte Zieltermine. Teilweise können wir diese Fristen auch selbst festlegen.

Die Projektziele

Das Wichtigste an einem Projekt ist natürlich das Ergebnis, also das Projektziel. Bei manchen Projekten sind die Ziele schon relativ klar vorgegeben, beispielsweise bei Lehrveranstaltungen an der Uni, während man bei anderen Projekten größere Freiräume hat.

In jedem Fall sollten Projektziele SMART sein und folgende Merkmale erfüllen:

• Spezifisch: Die Ziele sollten so präzise wie möglich formuliert werden.
• Messbar: Die Ziele müssen messbar sein, damit man objektiv und eindeutig erkennen kann, ob sie erreicht wurden.
• Attrakativ / ambitioniert: Die Ziele sollten erstrebenswert und anspruchsvoll sein.
• Realistisch: Gleichzeitig müssen die Ziele erreichbar bleiben und kein Wunschdenken enthalten.
• Terminiert: Alle Ziele müssen ein festes Enddatum haben, zu dem sie erfüllt sein sollen.

Projekt-Meilensteine

Die Projektziele werden in Meilensteine unterteilt. Meilensteine sind festgelegte Zeitpunkte, zu denen ein klar definiertes Teilergebnis erreicht werden soll. Sie unterteilen das Projekt in Phasen und dienen der Messung des Projektfortschritts. Auch Projektstart und -abschluss sind Meilensteine.

Meilensteine lassen sich wiederum in Arbeitspakete unterteilen, die als abgrenzbare Aufgaben definiert sind, die nicht mehr weiter sinnvoll unterteilt werden können. Jedes Arbeitspaket hat ein Ziel, eine Dauer und Voraussetzungen bzw. notwendige Vorarbeiten. Jedem Arbeitspaket sollte eine Person oder Gruppe als Verantwortliche zugeteilt werden.

Mithilfe der Meilensteine und Arbeitspakete lässt sich ein Projekt-Ablaufplan erstellen, der sie in eine zeitlich sinnvolle Reihenfolge bringt. Bei der Erstellung rechnet man am besten von der endgültigen Frist des Projekts zurück und plant für jedes Arbeitspaket ausreichend Zeit ein. Wenn die Zeit nicht ausreicht und man schon in der Vergangenheit hätte anfangen müssen, müssen die Projektziele angepasst werden.

Bei der Erstellung des Ablaufplans ist es wichtig, die Dauer und die nötigen Ressourcen der Aufgaben realistisch einzuschätzen, um nicht mehr Kapazitäten zu verplanen, als vorhanden sind. Außerdem müssen alle Aufgaben erfasst werden, damit Zeit für sie eingeplant werden kann. Auch bei guten Schätzungen sind Puffer unverzichtbar, sowohl für geplante Abwesenheiten wie Urlaube oder andere Verpflichtungen als auch für Unvorhergesehenes wie Krankheit oder Pannen.

Vorab-Reflexion als wichtiges Element der Projektplanung

Die Reflexion der laufenden Projekte ist unerlässlich, egal ob sie beruflicher oder privater Natur sind. Häufig werden Projekte allerdings erst nach ihrem Abschluss rekapituliert, sodass die erarbeiteten Verbesserungsmaßnahmen erst bei zukünftigen Vorhaben ergriffen werden können.

Die sogenannte Post-mortem-Analyse findet nach Projektende statt und beschreibt, dass Positives und Negatives zur Erarbeitung von Verbesserungsmöglichkeiten rekapituliert wird. Eine Post-mortem-Analyse ist sinnvoll und führt zu Verbesserungen, allerdings können beim vergangenen Projekt begangene Fehler nicht mehr korrigiert werden. Um im noch laufenden Projekt Anpassungen vorzunehmen, muss bereits früher reflektiert werden, was gut läuft und was nicht.

Projekte müssen demnach schon während ihrer Laufzeit reflektiert werden, beispielsweise beim Erreichen bestimmter Meilensteine oder in festgelegten Zeitabständen. Dies erfordert eine gewisse Flexibilität der Beteiligten, da ggf. im laufenden Projekt Änderungen vorgenommen werden müssen. Dennoch sind die Erfolge von Reflexionen während des Projektablaufs begrenzt, da grundlegende Parameter wie die Projektdauer oder finanzielle Budgets häufig nicht mehr angepasst werden können. Außerdem besteht die Gefahr, dass Fehler nicht mehr umkehrbar sind und die Reflexion auch hier zu spät kommt.

Da sich auch die projektbegleitende Reflexion als unzureichend herausstellt, müssen Projekte schon vor ihrem Beginn rekapituliert werden. Die sogenannte Pre-mortem-Analyse beschreibt, dass man schon vor Projektbeginn darüber nachdenkt, was schieflaufen könnte und wie man auf potenzielle Herausforderungen reagieren würde. Diese Herangehensweise ermöglicht es, Probleme zu antizipieren und von vornherein zu lösen. Allerdings stellt sich die Frage, wie weit diese Antizipation gehen sollte: Sollte man das Projekt auf jede noch so kleine Eventualität vorbereiten? Eine zu starke Anpassung kann die Vorhaben ineffektiver, teurer und langwieriger gestalten.

Das in diesem Artikel vorgeschlagene Verfahren ist die Antwort auf die Frage, wie weit Antizipation gehen sollte. Vor Projektbeginn sollte man sich auf die drei größten Schwachpunkte konzentrieren. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Probleme durch 20 % der Schwachpunkte ausgelöst werden. Die drei größten Schwächen sind also für den Großteil der späteren Probleme verantwortlich. Die Reflexion vor Projektbeginn besteht aus fünf Schritten:

1. Vor Projektbeginn werden die drei größten Schwächen oder Achillesfersen des Vorhabens identifiziert.
2. Diese Schwachstellen werden durch Anpassungen der Projektplanung bestmöglich gelöst oder es wird mindestens ein Bewusstsein für potenzielle Probleme geschaffen.
3. Für jede Schwachstelle wird ein objektiver Messpunkt als Alarmsignal festgelegt.
4. Es werden im Vorhinein für jedes Alarmsignal Maßnahmen erarbeitet, die bei dessen Erreichen ergriffen werden.
5. Während des Projektverlaufs werden die Alarmpunkte regelmäßig überprüft und bei Bedarf die erarbeiteten Maßnahmen ergriffen.

Diese Vorab-Reflexion lässt sich nicht nur auf einzelne Projekte, sondern auf ganze Organisationen oder Unternehmen anwenden. Die Schwachstellen sind dabei häufig abstrakter als bei einzelnen Projekten und die Gegenmaßnahmen können umfassender gestaltet werden. Allerdings sollten die für sie festgelegten Alarmsignale immer noch konkret und objektiv messbar sein.

Die Vorab-Reflexion unterstützt eine positive Fehlerkultur, die Schwachstellen nicht vertuscht, sondern sie (intern) offenlegt und auf ihre Lösung hinarbeitet. Trotzdem lassen sich damit natürlich nicht alle Probleme lösen und es wird trotzdem weiterhin zu Fehlern kommen.

Durch diese Schritte werden nicht alle Schwierigkeiten bei der Planung der Willkommenswoche vermieden. Allerdings ist sichergestellt, dass es für die wichtigsten Schwachstellen Notfallmaßnahmen gibt und dass ein Bewusstsein für potenzielle Probleme besteht. Außerdem wurden die drei wichtigsten Schwachstellen abgemildert, sodass die Reflexion während des Projekts sowie die Post-mortem-Analyse sich auf unvorhergesehene Schwierigkeiten konzentrieren können.