Das Konzept von Projektlisten ist denkbar einfach: Man listet in einem Dokument alle Projekte auf, an denen man derzeit arbeitet. Ein Projekt ist ein Vorhaben, für das es ein spezifisches, gewünschtes Endergebnis sowie eine Frist bzw. einen Zeitrahmen gibt. Ein Projekt kann also, wenn das Endergebnis erzielt wurde, erledigt und abgehakt werden. Die Planung des Verkaufsstarts eines neuen Produkts ist also genauso ein Projekt wie die Umgestaltung deiner Küche.
Diese Definition stammt von Tiago Forte und ist bewusst sehr weit gefasst, denn in Beruf und Alltag arbeiten wir an sehr viel mehr Projekten, als uns bewusst ist.
Wie man eine Projektliste schreibt
Eine Projektliste soll das Bewusstsein für die Projekte, an denen wir tatsächlich arbeiten, schulen. Das Vorgehen ist denkbar einfach: Man nimmt sich zehn Minuten Zeit und schreibt aus dem Kopf alle Projekte auf, an denen man gerade arbeitet. Kommt man nicht mehr weiter, nimmt man seine To-do-Liste und seinen Kalender zur Hand und ergänzt weitere Projekte. Durch diese simple Methode habe ich fünf Projekte „entdeckt“, an denen ich gerade arbeite, die ich aber nicht explizit als Projektvorhaben auf dem Schirm hatte. Das mag wenig erscheinen – aber nur so lange, bis man bedenkt, dass laut Tiago Forte jeder Mensch durchschnittlich an zehn bis fünfzehn Projekten arbeitet.
Warum es wichtig ist, Projekte als solche zu erkennen
Auf den ersten Blick mag es irrelevant erscheinen, ob man die Projekte, an denen man arbeitet, als solche erkennt oder nicht. Es scheint, als ob alles gut ist, solange die anfallenden Aufgaben erledigt werden und man keine Fristen versäumt.
Allerdings ist es für den Geist und das Mindset ein großer Unterschied, ob man ein Projekt als großes Ganzes versteht oder nur seine To-do-Liste abarbeitet. Ist man sich des Projektkontexts bewusst, kann man nicht nur langfristiger denken bzw. arbeiten, sondern geht auch mit einer anderen Haltung an die Aufgaben heran. Man kann deutlich zielstrebiger arbeiten, wenn man sich bewusst macht, an welchem Projekt man arbeitet und auf welches Resultat man abzielt.
Außerdem macht eine Projektliste die Termin- und Aufgabenplanung leichter. Durch die Projektliste sieht man die eigenen Verpflichtungen auf einen Blick, im Optimalfall mit den zugehörigen Abgabefristen. Dadurch kann man die Projekte und Aufgaben schneller priorisieren. Gleichzeitig stellt man sicher, dass keine Projekte vergessen werden.
Der aber wohl größte Vorteil, den eine Projektliste für mich bietet, ist geistige Klarheit. Nachdem mir klargeworden ist, dass ich an fünf Projekten mehr arbeite als gedacht, fiel sofort ein untergründiges Stressgefühl von mir ab. Ob die Erleichterung dadurch ausgelöst wurde, dass ich alle meine Projekte und Aufgaben auf einen Blick sehen konnte, oder dass ich meiner To-do-Liste neue Aufgaben für die Projekte hinzugefügt habe, die ich vorher nur im Kopf hatte, ist eigentlich egal. Die Hauptsache ist, dass meine Projektliste mir geistige Ruhe bietet, die ich durch eine endlose To-do-Liste ohne Kontext und Projektzusammenhänge nicht bekomme.
Ich habe die Wirkungskraft von Projektlisten unterschätzt. Wenn du bisher keine solche Liste hast, solltest du heute zehn Minuten deiner Zeit investieren und eine Projektliste anlegen. Egal, ob du dadurch weniger gestresst bist oder nicht, diese Auflistung wird deine Zeitplanung und dein Aufgabenmanagement verbessern, indem sie dir ins Bewusstsein ruft, woran du momentan eigentlich genau arbeitest. Pluspunkte gibt es, wenn du eine solche Liste nicht nur für berufliche Aufgaben führst (dort sind die Projekte meist offensichtlicher und werden aus Gründen der Zusammenarbeit oder wegen Unternehmensrichtlinien oft sowieso schon aufgeschrieben), sondern auch im Privatleben. Da wir unsere Privataufgaben meist deutlich weniger penibel aufschreiben und planen, besteht hier mit einer Projektliste ein großes Potential zur Stressvermeidung.