Literaturverwaltung mit Zotero

Willkommen zu diesem Zotero-Crashkurs! Diese Seite ist als Kurzanleitung für den Literaturmanager Zotero gedacht und erklärt dir die grundlegende Funktionsweise des Programms. Dabei ist es egal, an welcher Uni oder in welchem Fach du studierst – für Geografie-Studierende der Uni Bonn gibt es allerdings ein paar Tipps für den GIUB-Zitierstil.

Es gibt fünf optionale (aber empfehlenswerte!) Aufgaben in dieser Anleitung, die du in insgesamt ca. 45 Minuten durcharbeiten kannst. Wenn du sie erledigst, hast du am Ende dieses Artikels Zotero installiert, eine persönliche Bibliothek angelegt, in der du deine Literatur organisierst, und kannst Quellen in Word zitieren.

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Was ist Zotero und warum solltest du es nutzen?

Das Lesen und Zitieren von Quellen sind grundlegende wissenschaftliche Tätigkeiten und daher in allen Studiengängen unverzichtbar. Literaturmanager sind Programme, die dir dabei eine Menge Arbeit abnehmen und drei wichtige Funktionen erfüllen:

• Verwaltung von Quellen: Mit Literaturmanagern kannst du Quellen schnell speichern (z. B. direkt aus dem Browser, per DOI oder durch PDF-Import) und mit Ordnern oder Tags sortieren. Dabei können meist nicht nur wissenschaftliche Quellen, sondern auch Websites und andere Medien gespeichert werden.
• Lesen und Bearbeiten von Quellen: PDF-Dateien, Website-Snapshots und andere Quellen können direkt im Literaturmanager geöffnet werden. Dabei können Markierungen, Unterstreichungen, Kommentare und Notizen hinzugefügt werden.
• Zitieren von Quellen: Mit Literaturmanagern können automatisch In-Text-Zitationen und Bibliografien erstellt werden. Dazu werden für die Quellen hinterlegte Metadaten verwendet, die automatisch gesammelt und manuell bearbeitet werden können. Das ist insgesamt deutlich schneller und fehlerfreier als das händische Zusammensuchen und Zitieren.

Selbst wenn du beispielsweise für eine Vorlesung Literatur liest, die du nicht direkt für eine Hausarbeit verwenden kannst, lohnt es sich, trotzdem einen Literaturmanager zu verwenden! Zum einen kannst du auch diese Quellen in Zotero markieren und zum anderen ist die Quelle in ein oder zwei Semestern vielleicht doch für eine Hausarbeit relevant und du kannst deine Notizen weiterverwenden.

Es gibt zahlreiche Programme für die Literaturverwaltung, zum Beispiel Citavi oder andere proprietäre, teilweise kostenpflichtige Programme. Zotero ist eine kostenlose Open-Source-Alternative und wird von einer Non-Profit-Organisation entwickelt. Außerdem funktioniert Zotero, im Gegensatz zu Citavi, auf allen gängigen Betriebssystemen und du kannst es auch nach deinem Studium kostenlos weiterverwenden.

Installation und Einrichtung

Zotero kann über die offizielle Website des Programms für Windows, macOS und Linux heruntergeladen werden. Dabei wird automatisch ein Plugin für Microsoft Word / LibreOffice / Google Docs installiert. Vor der Installation und dem ersten Öffnen sollten diese Programme daher geschlossen werden. Außerdem kannst du von der Website die Zotero-Browser-Erweiterung für Chrome, Firefox, Safari oder Edge herunterladen.

Damit Zotero automatisch die PDF-Versionen der von dir hinzugefügten Quellen herunterladen kann, musst du noch deine Universität bzw. Bibliothek einstellen. Wähle dazu in den Zotero-Einstellungen unter „Allgemein“ relativ weit unten bei „Finden“ als „Resolver“ deine Universität aus. Die Uni Bonn findest du beispielsweise unter „Europe → Germany → Universitäts- & Landesbibliothek Bonn“. Die Basis-URL sollte dann automatisch ausgefüllt werden. Wenn du dich im Uni-Netz befindest (über Eduroam oder VPN), kann Zotero automatisch die PDF-Dateien von neu hinzugefügten Quellen herunterladen, sofern deine Universität darauf Zugriff hat.

Optional kannst du noch einen kostenlosen Zotero-Account erstellen und dich damit anmelden, um deine Bibliothek zwischen verschiedenen Geräten zu synchronisieren und somit zu sichern, falls dein Laptop kaputtgehen sollte. Dabei werden alle Quellen-Metadaten, Markierungen und Notizen in der Cloud gesichert. PDF-Anhänge werden bis zu einer Gesamtgröße von 300 MB kostenlos synchronisiert, danach ist ein kostenpflichtiges Speicher-Abo notwendig.

Die Erstellung eines Zotero-Accounts ist für die Nutzung des Programms optional: Ohne Account wird die Bibliothek einfach lokal auf deinem Rechner erstellt und nicht in der Cloud gespeichert. Falls du Gruppen-Bibliotheken nutzen möchtest (siehe unten), ist ein Zotero-Account jedoch erforderlich.

Außerdem kannst du noch Zitierstile installieren. Der GIUB-Zitierstil wird über die Institutswebsite zum Download als CSL-Datei angeboten. Um den Stil zu installieren, öffne Zotero und klicke dann doppelt auf die heruntergeladene Datei. Es sollte eine Bestätigung erscheinen, dass der Zitierstil importiert wurde.

Quellen hinzufügen und Metadaten bearbeiten

Zotero ist in drei Spalten aufgebaut. Links befindet sich die Bibliotheksansicht mit den verschiedenen Sammlungen (so nennt Zotero Ordner) und Tags (nicht sichtbar, wenn keine Tags existieren). Die mittlere Spalte listet die Quellen in der jeweiligen ausgewählten Bibliothek, Sammlung bzw. Tag auf. Rechts kann man die Metadaten der jeweiligen ausgewählten Quelle einsehen und bei Bedarf bearbeiten.

Ich persönlich erstelle für jedes Modul eine eigene Sammlung und dann bei Bedarf Untersammlungen, zum Beispiel für einzelne Themen, Hausarbeiten oder Präsentationen.

Neue Quellen können über vier Wege hinzugefügt werden:

• Mit dem Zauberstab-Symbol in der oberen Menüleiste in Zotero („Über Identifier hinzufügen“) können Quellen direkt über ihre ISBN, DOI oder andere eindeutige ID hinzugefügt werden. Die Metadaten werden automatisch übernommen.
• Heruntergeladene PDF-Dateien können einfach per Drag-and-Drop in Zotero gezogen werden. Die Metadaten werden aus der PDF-Datei ausgelesen. Diese Option nutze ich am häufigsten.
• Auf einer beliebigen Website kann die Zotero-Browser-Erweiterung genutzt werden, um entweder beispielsweise den Journal-Artikel der aktuellen Website zu importieren oder die Website selbst als graue Quelle zu speichern.
• Es können per Import aus einer Literaturdatenbank beispielsweise RIS- oder BibTeX-Dateien eingelesen werden. Diesen Weg nutze ich persönlich jedoch nicht.

Nach dem Hinzufügen einer neuen Quelle sollte man immer sofort deren Metadaten kontrollieren, da sich dort manchmal Fehler einschleichen können, insbesondere bei Eintragsart, Titel, Autor*innen, Datum, Publikationsname und URL. Außerdem füge ich die neue Quelle den relevanten Sammlungen hinzu.

Für den GIUB-Zitierstil sind folgende Eintragsarten relevant: Buch, Buchteil (für einzelne Buchkapitel mit eigenen Autor*innen), Dokument (für graue PDF-Quellen aus dem Internet), Interview (für selbstdurchgeführte Interviews), Website (graue Literatur) und Zeitschriftenartikel (in Journals veröffentlichte Paper).

Quellen lesen

Wie versprochen kann man die Quellen in Zotero auch öffnen und lesen, indem man auf eine Quelle in der Liste doppelklickt. Der Reader öffnet sich als neuer Tab, man kann also auch verschiedene Quellen parallel öffnen.

Die Besonderheit des Zotero-Readers ist, dass man über das A-Symbol in der oberen Menüleiste Markierungen oder Unterstreichungen hinzufügen kann. Außerdem kann auch ein ganzer Teil einer Seite, zum Beispiel eine Abbildung, als eine Art Screenshot markiert werden. Die Markierungen erscheinen in der linken Seitenleiste. Zudem kann man Notizen zur Quelle hinzufügen und darin auch die Markierungen als bearbeitbaren Text einfügen lassen. Dazu klickt man in der rechten Symbolleiste, die man ggf. über das Symbol rechts oben einblenden muss, auf das Notizzettel-Symbol und dann auf das Plus-Symbol. Hier kann man auswählen, ob man eine leere Eintragsnotiz erstellen oder die Markierungen als Text hinzufügen möchte.

Ich persönlich lese alle meine Quellen in Zotero, markiere dabei wichtige Stellen und erstelle dann eine Notiz mit den Markierungen als Text, die ich dort in meinen eigenen Worten umformuliere, um daraus später beispielsweise eine Hausarbeit-Gliederung zu erstellen.

Außerdem kannst du Quellen selbsterstellte Tags zuweisen. Tags sind nützlich, um Quellen zu sortieren und den Überblick zu behalten. Du kannst einer Quelle ganz unten in der rechten Metadaten-Seitenleiste einen oder mehrere Tags hinzufügen. Alternativ kann eine Quelle in der Quellenlisten-Ansicht (siehe erstes Bild oben) auf einen bestehenden Tag links unten in der Seitenleiste gezogen werden.

Jedem Tag kann eine Farbe zugewiesen werden, dann wird diese als kleiner farbiger Kreis in der Quellenliste angezeigt. Das geht, indem man den Tag in der linken Seitenleiste rechtsklickt und „Farbe zuweisen“ auswählt.

Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten, Tags zu verwenden. Einerseits kann man thematische Tags wie „Wirtschaftsgeographie“ erstellen und diese beim Quellenimport automatisch aus Online-Bibliothekskatalogen übernehmen. Andererseits können organisatorische Tags wie „Gelesen“ oder „Bearbeitet“ verwendet werden. In diesem Fall deaktiviert man das automatische Hinzufügen von Tags am besten in den Zotero-Einstellungen unter „Allgemein“ → „Verschiedenes“ → „Automatisch Tags aus Schlüsselwörtern und Schlagwörtern erstellen“.

Ich persönlich nutze die folgenden organisatorischen Tags: „gelesen“ für Quellen, die ich durchgelesen und markiert habe; „bearbeitet“ für Quellen, zu denen ich Notizen geschrieben habe; und „empirische Methode“ für Interviews etc., die ich selbst durchgeführt habe.

Quellen zitieren

Mit Zotero kann man in Microsoft Word, LibreOffice und Google Docs Zitationen einfügen lassen, die sich aus den Metadaten der Quelle in Zotero speisen. Dazu müssen sowohl Zotero als auch das Textverarbeitungsprogramm gleichzeitig geöffnet sein. Werden dort Änderungen vorgenommen, werden diese automatisch im Dokument übernommen. Diese Funktionen können über den neuen Eintrag „Zotero“ in der Menüleiste aufgerufen werden.

Beim ersten Aufrufen einer Zotero-Funktion in einem neuen Dokument erscheint ein Dialog, der grundlegende Einstellungen für das Dokument abfragt. Dabei sollte insbesondere der gewünschte Zitierstil ausgewählt werden. Diese Einstellungen können später unter „Zotero“ in der Menüleiste über den Button „Document Preferences“ geändert werden.

Um eine In-Text-Zitation im Dokument einzufügen oder zu bearbeiten, klickt man im Zotero-Menü auf „Add/Edit Citation“. Dann taucht ein Auswahldialog auf, in dem man beispielsweise nach dem Titel oder den Autor*innen der gewünschten Quelle(n) suchen kann. Es können natürlich auch mehrere Quellen gleichzeitig zitiert oder Seitenzahlen hinzugefügt werden.

Mit „Add/Edit Bibliography“ kann ein Quellenverzeichnis hinzugefügt oder bearbeitet werden, welches alle im Dokument zitierten Quellen enthält. Über „Add Note“ können in Zotero erstellte Notizen in Word eingefügt und dort weiterbearbeitet werden. Falls eine Änderung in Zotero nicht (sofort) im Word-Dokument übernommen wird, kannst du die Zitationen mit „Refresh“ manuell aktualisieren.

Wenn man eine Zitation ad hoc braucht oder in andere Programme wie PowerPoint einfügen möchte, für die es kein Zotero-Plugin gibt, ist das kein Problem! Markiere dazu eine oder mehrere Quellen in Zotero und kopiere die Zitationen per Rechtsklick über „Literaturverzeichnis erstellen“ in die Zwischenablage. Im Dialogfenster kannst du auswählen, ob du eine Bibliografie oder In-Text-Zitation erstellen und welchen Zitierstil du verwenden möchtest.

Zusammenarbeit in Zotero

Bei Gruppenarbeiten kann man über die Zotero-Website eine geteilte Bibliothek erstellen und in dieser mit anderen Personen zusammenarbeiten. Dafür benötigen alle Gruppenmitglieder einen kostenlosen Zotero-Account.

Jeder Zotero-Account erhält 300 MB kostenlosen Speicherplatz. Darüber hinaus gibt es verschiedene Abo-Modelle mit mehr Speicherplatz. Eine Gruppenbibliothek wird immer an das Kontingent des Accounts angerechnet, der die Bibliothek erstellt hat. Wenn mehr Speicherplatz benötigt wird, muss also nur dieser Account ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen. Außerdem fallen nicht automatisch Kosten an: Bei Überschreitung der 300 MB wird einfach die Synchronisation der PDF-Anhänge unterbrochen, bis der Speicherplatz geleert oder ein Speicherupgrade gekauft wird.

Die Funktionsweise von Gruppenbibliotheken ist ansonsten gleich wie die deiner privaten Bibliothek. Es können allerdings alle Gruppenmitglieder auf die geteilte Bibliothek zugreifen und die in ihr befindlichen Quellen bearbeiten und zitieren.

Tipps zum GIUB-Zitierstil

• In den Dokumenteneinstellungen lässt sich die Sprache des Zitierstils zwischen Deutsch und Englisch umstellen. Das ist nützlich, wenn du eine englischsprachige Hausarbeit schreibst.
• Manchmal übernimmt Zotero bei Büchern und ähnlichen Quellen im Feld „Auflage“ eine 1. Diese musst du löschen, damit sie nicht im Literaturver-zeichnis aufgeführt wird. Erst ab der 2. Auflage sollte in dem Feld eine Zahl eingetippt werden.
• Es ist bei fast allen Eintragsarten egal, ob du beim Datum nur das Jahr oder auch Monat bzw. Tag angibst, weil Zotero automatisch nur das Jahr nutzt. Nur bei der Eintragsart Interview ist es wichtig, das vollständige Datum einzugeben, da dieses im Literaturverzeichnis aufgeführt wird.
• Wenn du bei der Eintragsart Website die Funktion eines*r Autor*in auf „Mitarbeiter“ umstellst, wird diese*r als Herausgeber*in der Website zitiert, zum Beispiel bei Unternehmenswebsites ohne eindeutige*n Autor*in.

Fragen, Fehler …?

Bei Fragen zu diesem Artikel oder meinem persönlichen Workflow kannst du dich gern direkt an mich wenden. Bei technischen Schwierigkeiten mit Zotero wendest dich am besten ans Zotero-Forum, über das du auch die Entwickler erreichen kannst, und bei Fehlern im GIUB-Zitierstil frage bei der Institutsbibliothek des Geografischen Instituts der Uni Bonn nach.