Es gibt online unendlich viele verschiedene Formate, seine Dateien zu benennen. Allerdings sind die meisten dieser Systeme sind komplex und zeitaufwändig. Das muss nicht sein!
Die Benennung und das Speichern von Dateien sollten so einfach und schnell wie möglich sein, damit man sich den wirklich wichtigen Aufgaben zuwenden kann. Nachdem ich mir einige grundlegende Fragen gestellt habe, konnte ich ein einfaches System entwickelt, das ich in diesem Artikel vorstellen werde.[1]
Warum benennen wir Dateien?
Diese grundlegende Frage legt den Finger auf das Ziel aller Dateisysteme: Wir benennen Dateien und erstellen Ordner, damit wir unsere Dateien später problemlos wiederfinden können.
Im Zeitalter der KIs und Suchalgorithmen mag es verlockend erscheinen, die Dateien einfach irgendwie abzuspeichern und sie später mit Hilfe der Suchfunktion wiederzufinden. Das mag funktionieren, aber diese Vorgehensweise hat zwei Nachteile. Erstens vergibt man die Chance, Querverbindungen zu finden (beispielsweise zwischen Dateien im gleichen Ordner oder Kontext, die einen an andere Aufgaben oder Ideen erinnern) und zweitens spiegelt die Organisation der eigenen Dateien in Ordnern ein Stück weit die Organisation der eigenen Gedanken und Ideen in deinem Kopf wider.
Auf der anderen Seite möchte niemand Stunden damit verbringen, Dateien zu kategorisieren. Dieser Zeitaufwand ist es nicht wert und die mentale Energie wäre an anderen Stellen besser investiert.
Zusammenfassend ist das Ziel also, die eigenen Dateien schnell wiederzufinden ohne dafür zu viel Aufwand in deren Organisation investieren zu müssen. Wirtschaftlich gesehen wollen wir ein bisschen Zeit in die Dateistruktur investieren und dafür später viel Zeit beim Suchen sparen.
Grundprinzipien der Dateiorganisation
Bevor ich mein Dateisystem vorstelle gibt es drei Grundprinzipien, die man beachten muss, damit die Organisation von Dateien überhaupt eine Wirkung hat. Wenn du irgendetwas aus diesem Artikel in dein Leben übernimmst, dann sollten es diese drei Grundregeln sein.
- Du musst Dateien und Ordner sofort korrekt benennen. Es ist natürlich in Ordnung, später etwas umzubenennen, aber du solltest die korrekte Benennung niemals auf später verschieben.
- Du musst Dateien sofort im richtigen Ordner abspeichern, nicht erst auf dem Desktop oder im Downloads-Ordner. Alles andere führt dazu, dass deine Dateiorganisation langsam unterwandert wird.
- Dein Dateisystem sollte nicht zu verschachtelt sein, da es sonst zu kompliziert wird. Ich beschränke mich normalerweise auf drei Ordnerebenen.
Mein Dateisystem
Die erste Ordnerebene
Auf der ersten Ebene meines Dateisystems gibt es nur fünf Ordner, die sich am PARA-System von Tiago Forte orientieren:
- 0 Eingang: Hier können Dateien oder Notizen zwischengespeichert werden, an denen ich gerade arbeite oder für die es noch keinen Ordner gibt. Das ist die einzige Ausnahme der zweiten Grundregel. Dieser Ordner sollte einmal pro Woche aufgeräumt werden.
- 1 Projekte: Ordner für meine aktiven Projekte, an denen ich arbeite, und die ein konkretes Ziel haben.
- 2 Bereiche: Ordner für dauerhafte Verantwortungsbereiche ohne klares Ziel, beispielsweise Haushalt, meine Website oder mein Studium.
- 3 Ressourcen: Ordner für mein Tagebuch, meine Literaturnotizen und Ideen zu meinen Interessensbereichen.
- 4 Archiv: Ordner für inaktive oder nicht mehr relevante Dateien aus den vorherigen Kategorien, beispielsweise abgeschlossene Projekte, Pressefotos, alte Steuererklärungen etc.
Diese Ordner auf der obersten Ebene sind von 0 bis 4 durchnummeriert, damit sie in der richtigen Reihenfolge angezeigt werden.
Weitere Ordnerebenen
Die fünf Ordner der ersten Ebene sind unterschiedlich aufgebaut, aber die Benennung der verschachtelten Ordner ist immer gleich:
- Ordner auf der zweiten Ebene werden einstellig durchnummeriert und beginnen mit dem Buchstaben des übergeordneten Ordners. Danach folgt der Titel des Ordners. Es kann also maximal 9 Ordner auf dieser Ebene geben. Der erste Unterordner im Projekt-Ordner heißt beispielsweise „P1 Titel“ und der dritte Unterordner im Ressourcen-Ordner ist „R3 Titel“.
- Ordner, die auf der dritten Ebene liegen, behalten die Bezeichnung des vorherigen Ordners und werden zweistellig durchnummeriert. Es kann also bis zu 99 Ordner auf dieser Ebene geben. Die laufende Nummer ist durch einen Punkt abgetrennt. Beispielsweise könnte ein Ordner „P1.04 Titel“ heißen und wäre damit der vierte Unterordner im ersten Projektordner.
- Auf der nächsten Ebene liegen in 90% der Fälle die Dateien. Sollte eine weiter Ordnerebene notwendig sein, was normalerweise höchstens im Archiv der Fall ist, dann wird ein weiterer Punkt ergänzt und der Ordner wird mit einem Buchstaben des Alphabets durchnummeriert (z. B. „A4.03.C“). Diese Ordner sollten aber die Ausnahme darstellen, damit das System nicht zu kompliziert wird.
Die Begrenzung der Ordner auf einer Ebene dient der Übersichtlichkeit und zwingt mich, mich auf die wirklich wichtigen Projekte etc. zu beschränken. Je nach Bedarf können diese Begrenzungen erweitert oder aufgehoben werden.
Der Vorteil der Ordnerbenennung ist, dass man auf jeder Ebene nachvollziehen kann, an welcher Stelle im Dateibaum man sich befindet. Wenn man sich die Nummern der Projekte oder Bereiche merkt, kann man außerdem schneller zwischen ihnen navigieren und sie in anderen Bereichen als Referenz nennen, beispielsweise in E-Mails. Das ist besonders nützlich, wenn man ein Cloud-Dateisystem mit anderen Menschen teilt.
Meine Dateibenennung
Die Benennung der Dateien selbst ist bei mir nicht so streng geregelt. Der Vorteil der strikten Ordnerbenennung ist, dass ich die Dateien allein dadurch sehr wahrscheinlich schnell finden werde. Damit ich trotzdem nicht alle Dateien in einem Ordner öffnen muss, um etwas Bestimmtes zu finden, und damit ich notfalls die Suchfunktion nutzen kann, benenne ich meine Dateien mit einem möglichst treffenden Titel, der wichtige Schlagworte enthält. Ein Projektbericht sollte beispielsweise das Wort „Projektbericht“ im Titel haben.
Manchen Dateien stelle ich außerdem eine Datumsangabe voraus. Das gilt besonders für Rechnungen und zeitsensible Dateien, von denen es in einem Projekt mehrere gibt. Je nach Datei sieht die Datumsangabe so aus:
- Jahresangabe: Für Dateien wie Jahresübersichten oder Steuererklärungen reicht die Jahresangabe aus, weil sie nur einmal pro Jahr erstellt werden (z. B. „2023 Steuererklärung“).
- Monats- und Jahresabgabe: Für Gehaltsabrechnungen, monatliche Berichte oder andere Dateien ergänze ich Monat und Jahr, damit die Dateien korrekt sortiert werden (z. B. „2023-11 Monatsbericht“).
- Vollständiges Datum: Tagebucheinträge, Rechnungen und andere zeitsensitive Dateien werden mit dem vollständigen Datum versehen. Das gilt auch für Ordner, in denen es viele Dateien gibt, die mit dem gleichen Monat gekennzeichnet werden (z. B. „2023-11-01 Täglicher Datenexport“).
Mit diesem einfachen System sollte man in der Lage sein, alle Dateien schnell und effizient zu finden. Die anfängliche Einrichtung des Systems dauert mit einem einfachen Trick ebenfalls nicht lange: Verschiebe alle deine derzeitigen Dateien in einen Ordner im Archiv und sortiere nur die Dateien in die neue Ordnerstruktur ein, an denen du momentan aktiv arbeitest. Die Chancen stehen gut, dass du die alten Dateien sowie nur selten brauchst und sie später oder einfach gar nicht umsortieren kannst. Außerdem musst du nicht sofort ein vollständiges Dateisystem mit vielen leeren Ordnern erstellen, sondern kannst sie dynamisch wachsen lassen während du arbeitest.
Wichtig ist, dass man neben den Namenskonventionen unbedingt die drei Grundregeln der Dateiorganisation einhält, damit das System keine übermäßige Pflege und Aufräumarbeiten benötigt. Wer diese Regeln beherzigt, wird jederzeit ein aufgeräumtes und funktionales Dateisystem haben, mit dem man effizient arbeiten kann.
Fußnoten
[1] Das System orientiert sich am PARA-System von Tiago Forte und an der Johnny.Decimal-Technik und kombiniert die Vorteile dieser beiden Vorgehensweisen.