Warum du immer ein Notizbuch dabeihaben solltest

Die besten Ideen kommen unerwartet und oft in den ungünstigsten Momenten. Zudem vergisst man diese Ideen schnell wieder, und es ist schwer, Gedanken im Kopf zu vollständigen Ideen auszuarbeiten. Das Festhalten solcher Einfälle in Situationen, in denen man mit etwas völlig anderem beschäftigt ist – etwa in der Bahn oder während eines Meetings – kann schwierig sein. Neben Ideen können natürlich auch andere Dinge aufgeschrieben werden, zum Beispiel eine Aufgabe, die wir noch erledigen müssen, oder einen Gedanken, den man festhalten möchte.

Spontanen Einfällen können wir meistens nicht sofort nachgehen. Doch wenn wir sie nicht aus unserem Kopf bekommen, stören sie unsere Konzentration, und wir laufen Gefahr, sie wieder zu vergessen. Wir müssen solche Einfälle also so schnell und einfach wie möglich festhalten, um diese Probleme zu vermeiden.

Für dieses schnelle Festhalten haben die meisten Menschen jedoch kein effizientes System. Vielleicht schreibt man sich manchmal einen Post-it, tippt einen Einfall schnell ins Handy oder schickt sich selbst eine E-Mail. Doch durch diese Fragmentierung verschwinden viele der guten Einfälle ungesehen und werden nie weiterbearbeitet.

Wir müssen die Einfälle also nicht nur schnell und einfach, sondern auch strukturiert festhalten. Dafür eignet sich ein analoges Notizbuch am besten, da diese Art des Notierens in fast allen sozialen Situationen als angemessen gilt. In einem Meeting oder am Esstisch ist es unhöflich, plötzlich auf dem Handy herumzutippen. Handschriftliche Notizen hingegen werden in den meisten Fällen akzeptiert oder sogar als positiv wahrgenommen. Zusätzlich bietet Papier viel mehr Möglichkeiten, schnell etwas zu skizzieren, und man wird nicht durch die Einschränkungen einer App oder eines Geräts limitiert.

Ein analoges Notizbuch kann immer griffbereit neben dem Computer liegen oder in Meetings vor einem platziert werden, ohne dabei abzulenken. Gleichzeitig ermöglicht es das Notieren von Einfällen während der Arbeit. Daher sollten wir uns angewöhnen, immer ein analoges Notizbuch bei uns zu tragen und unsere Einfälle darin zu notieren. Im Rahmen einer wöchentlichen Übersicht können wir unsere Notizen durchgehen und je nach Bedarf in ein digitales System übertragen.

Als persönliches Beispiel: Ich nutze aktuell ein A5-Filofax mit drei abgetrennten Abschnitten: einen für Uni-bezogene Notizen (beispielsweise Vorlesungen oder Seminare), einen für Fachschaftsarbeit (z. B. Gremien und Sitzungen) und einen für persönliche Notizen. In jedem Abschnitt gibt es viele leere Blätter, die es mir ermöglichen, sofort mit dem Schreiben zu beginnen. Alle losen Zettel sammle ich ebenfalls in meinem Filofax. Zu Hause lege ich sie in einem Ordner ab, den ich wöchentlich überprüfe und abarbeite.

Die einzige Ausnahme bildet das Festhalten von Aufgaben. Da ich diese oft zeitnah bearbeiten muss, reicht die wöchentliche Durchsicht meines Notizbuchs nicht aus. Neue Aufgaben halte ich daher normalerweise sofort digital in meiner To-do-Liste fest. Dafür habe ich einen Kurzbefehl erstellt, den ich entweder per Tastaturbefehl oder auf meinem Handy über ein Widget aufrufe.

Durch dieses Vorgehen muss ich am Ende der Woche nur eine überschaubare Anzahl an Eingängen auf Neuigkeiten überprüfen: Neben meinem Filofax, dem Ordner für lose Zettel und dem Eingang meiner To-do-Liste räume ich lediglich meinen digitalen Desktop und mein E-Mail-Postfach auf. So stelle ich sicher, dass keine Einfälle oder Aufgaben verloren gehen und mein Kopf frei bleibt von Dingen, die noch anstehen.